| Artículos | 01 MAY 2005

Acrobat 7 Professional

La creación de documentos P

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José C. Daganzo.
Adobe ha vuelto a sorprender con la renovación de Acrobat 7.0, una versión más estable con numerosas mejoras en materia de seguridad, preimpresión, organización y optimización de recursos del sistema. Para la nueva actualización Adobe ha tomado buena nota de las demandas de sus usuarios y puesto énfasis en las cuestiones más prioritarias.

Lo primero que se aprecia tras ejecutar la aplicación es que su rendimiento ha mejorado sustancialmente, ofreciendo una carga mucho más rápida que en la versión anterior, lo que nos hace preguntarnos si estamos abriendo Acrobat Reader o realmente Acrobat Professional.
Con la versión Professional de Acrobat 7 se puede tratar la información electrónica de forma más eficiente y entre sus características más llamativas se encuentra la posibilidad de trabajar con documentos PDF/X y PDF/E, realizar separaciones de color, generar etiquetas JDF y las mejoras en el proceso de comprobación preliminar de los documentos, así como la posibilidad de ver simultáneamente diferentes páginas de un mismo documento, ver contenidos 3-D que han sido incrustados en el PDF, visualizar documentos PDF mediante navegador, realizar búsquedas más potentes (incluso basándolas en marcadores, comentarios, elementos adjuntos y diferentes elementos integrados en el documento) y también crear documentos de fácil acceso para personas con problemas de visión y motricidad.

Trabajo cooperativo
Las capacidades para permitir que diferentes personas cooperen en revisiones de documentos se han visto fuertemente reforzadas en la versión 7, permitiendo revisiones basadas en explorador y mediante correo electrónico. Al mismo tiempo permite jerarquizar el orden de las revisiones y restringir los permisos de que dispone cada uno de los participantes de la revisión. Así, un documento deberá haber sido revisado por un determinado número de personas antes de que pueda ser abierto por el siguiente.
Se han agregado nuevos parámetros de revisión como: Herramienta de llamadas (invocan a ciertas partes del documento), Agrupamiento de marcas (unir varias marcas o comentario para que se comporten como una sola), Herramienta Dimensionamiento (creación de una línea entre dos zonas del documento que ofrece su propio comentario); Exportación de comentarios y marcas (posibilita exportar de manera directa a Word y a dibujos de AutoCAD); Seguimiento de revisiones (utilización del rastreador que permite seguir la evolución de la revisión, personas que lo han revisado, comentarios realizados, etc.) y Aprobación de documentos (control sobre el flujo de trabajo para documentos que han de ser validados por personas pertenecientes a diferentes grupos de trabajo).

Organizador eficiente
Una de las funciones más útiles que se recogen en esta última revisión es Organizer, que en un principio parecía que estaba destinada a ser traducida por Organizador, pero que toma el mismo nombre que en la versión anglosajona. Se trata de una función que organiza los archivos PDF abiertos en función de varios parámetros. Permite visualizar una vista previa de los documentos y se divide en tres grandes bloques: Historia, “lugares” y Colecciones, dentro de cada cual pueden realizarse ordenaciones en función de diversas variables (nombre, tamaño, fecha de modificación, creador, etc.)
Historia organiza en carpetas todos los documentos abiertos con Acrobat en función de la fecha en que se han utilizado, en principio con una periodicidad que recoge desde el día actual, hasta los abiertos en el último año. La zona de lugares, permite acceder a diferentes lugares de nuestro disco o sitios en red donde se almacenan documentos PDF, pero también tiene un área denominada lugares favoritos, que como su propio nombre indica redirige a las carpetas que más se utilicen. Por su parte, Colecciones permite crear álbumes con los documentos clasificándolos según los criterios que más nos convengan.
Cuando un documento queda seleccionado Organizer permite que se abra, imprimirlo, enviarlo por correo electrónico y enviarlo para que sea revisado. Si se seleccionan dos documentos, permite combinarlos en un único documento.

Seguridad
Uno de los aspectos que ha sufrido más mejoras desde la versión anterior es, sin duda, la posibilidad de “blindar” los archivos generados para que no puedan ser modificados de manera malintencionada por otros usuarios. Podemos añadir claves a los documentos con una encriptación de 128 bits, así como administrar firmas digitales, control mediante servidores de marca de hora y servidores de normativas de Adobe. El uso de firmas digitales permite que se distribuyan documentos certificados con alguna de las ID Digitales de las que seamos propietarios o crear nuevas ID Digitales. El uso de ID Digitales permite conocer de manera inequívoca la procedencia del documento y aumenta la seguridad del mismo, ya que para su lectura es preciso descifrar el documento que ha sido cifrado utilizando seguridad mediante certificado.
La utilización de control mediante servidores de marca de hora y servidores de normativas de Adobe, permite crear identificadores cifrados en los documentos que han de ser validados en diferentes servidores para autorizar su lectura. En este mismo aspecto, la creación de los permisos y validación remota permite que un documento que en principio era accesible por un determinado usuario deje de serlo al serle revocados los permisos sobre él o al expirar el tiempo de validez del documento.
Con ello, se consigue tener un control más extenso de los PDF creados, aunque estos ya hayan sido distribuidos y no se encuentren en nuestro poder, evitando que sean modificados o alterados de manera fraudulenta.

XML y formularios
Acrobat 7 permite la creación de formularios donde se puede recopilar información de manera rápida y sencilla mediante el uso de sus diversas opciones de recogida de datos e incluso administración de firmas electrónicas. Si los datos se recogen en formato XML, XDP o TXT, es posible exportar los datos a una hoja de cálculo, donde el tratamiento de los resultados puede resultar más sencillo.
Gracias a su compatibilidad con XML se pueden utilizar formularios XML que a su vez permiten que los datos recogidos puedan ser tratados por un gran número de aplicaciones que soporten el uso del estándar XML.

Elaboración de documentos
La elaboración de documentos PDF presenta una sustancial mejora. Ahora es posible elaborar un archivo PDF que aglutine varios documentos de diferentes fuentes, donde el tamaño y procedencia de los mismos no es impedimento para la elaboración de un documento final acorde con las especificaciones Portable Document Format (PDF). Así permite la previsualización del archivo antes de generarlo, creación de marcadores de manera automática, utilización de marcas de agua, extracción de un único archivo para así recuperar el formato original de dicha parte del archivo antes de que fuera convertido a PDF.
También se la ha añadido una de las cosas que más se echaba en falta: asociación de archivos vinculados de manera eficiente. Esta característica ha dado muchos problemas a usuarios de versiones anteriores y ahora el archivo original vinculado acompaña al documento de manera automática, para evitar la ruptura de vínculos.

Impresión y preimpresión
En lo que se refiere a impresión y preimpresion, en Acrobat Pro

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