| Artículos | 01 DIC 2001

Cómo crear libros e índices con InDesign 2

Javier R. Menéndez.
El índice general o de contenidos y el índice alfabético son unos elementos imprescindibles en publicaciones como libros o catálogos con una elevada cantidad de páginas.

Con el índice general se puede saber exactamente en qué página comienza el capítulo, sección o apartado de nuestro interés, y con un buen índice alfabético podrá ver en qué páginas se trata un término concreto o dentro de un contexto, lo que resulta de gran utilidad para buscar con la máxima velocidad en qué parte del libro está tratada una cuestión determinada (por ejemplo, un modelo concreto en un catálogo de coches) sin pararse a pensar en qué capítulo lo habrá recogido el autor del libro o el editor de un catálogo. Y para crear unos buenos índices no hay nada mejor que la posibilidad de hacerlo automáticamente.
En el caso de los índices generales, o índices de contenido, y al trabajar con volúmenes pequeños (por ejemplo de menos de 200 páginas), puede parecer en principio que hacerlo a mano tampoco exige demasiado trabajo o que se trata de la opción más rápida. Al fin y al cabo, en este tipo de índices sólo se suelen recoger entre tres y cuatro niveles de anidamiento: título del capítulo, secciones (ladillos o niveles principales), subsecciones (subladillos o los apartados desprendidos del anterior), y enumeraciones. Pero es bastante frecuente que durante el proceso de edición y revisión de las maquetas surjan cambios que modifiquen a su vez la paginación a lo largo de todo el libro; ya se deba a que se cambien las definiciones de los estilos o, con mayor frecuencia, por variación en el tamaño o la posición que ocupan las imágenes, supresión de texto o la ampliación del existente en algunos apartados de un capítulo, cambios de orden, etc. Y el resultado de estos cambios es volver a crear el índice desde cero.
Si esto complica las cosas en el más sencillo de los índices, imagínese lo que puede suceder en el caso de que decida componer un índice analítico manualmente o mediante la ayuda de otra aplicación (Excel y FileMaker pueden ser unos buenos candidatos para esta tarea). Cada vez que existiese una variación sustancial en la composición del libro habría que volver a comprobar en qué páginas se recogen los términos que se van a incluir en el índice alfabético.
Frente a las opciones “de fuerza” están las más razonables, presentes como herramientas integradas en los propios programas de maquetación que, además de la generación automática del texto con el estilo deseado, ofrecen otras posibilidades de control y edición automática sobre todos los documentos que componen el libro. En el caso de InDesign 2.0: repaginación, inserción de páginas en blanco para los documentos que comience en página impar o par, ajustes y formato de numeración, exportación en formato PDF (en cualquiera de los estilos presentes por omisión o los definidos por el usuario) o el empaquetado para el envío al servicio de preimpresión.
InDesign 2.0 no sólo es una nueva versión del programa de maquetación y diseño compatible con Mac OS X al que se le ha cambiado la interfaz gráfica para adecuarlo al estilo Aqua del sistema operativo (ver Macworld Nº 108, Agosto de 2001), también incluye nuevas características que proporcionan mayor flexibilidad al diseñador en tareas monótonas o complejas. Algunos ejemplos de éstas son la edición de tablas, mucho más flexible ahora, y la posibilidad de crear un índice de contenidos y un índice analítico o alfabético de forma más o menos automática. Si bien la versión 1.5 ya incluía herramientas para trabajar con tablas, el soporte del programa a la creación de índices general y alfabético sólo era posible mediante la instalación de módulos de terceras partes. De hecho, entre los extras incluidos en el CD del producto se podían encontrar un par de estas extensiones, en versión demo, especializadas en la creación de índices, con el inconveniente de que muchas de sus características especiales estaban orientadas al mercado de habla inglesa, como por ejemplo la inclusión de nombres propios o la exclusión de palabras comunes en el caso de la creación automática de índices alfabéticos.
Como ocurrió con gran parte de las herramientas disponibles desde la primera versión de InDesign, e incluso en muchas de las facetas de su filosofía de trabajo, la herramienta que nos ocupa en este artículo también se asemeja mucho a la disponible en el veterano PageMaker, por lo que los usuarios acostumbrados a trabajar con esta aplicación sólo necesitarán invertir unos pocos minutos para obtener resultados.

Los preparativos
Lo ideal es preparar índices a partir de los documentos diseñados con el propio InDesign. En este caso el programa se limita a hacer una conversión del formato de documento desde la versión anterior (1.0 o 1.5) a la 2.0, avisando en la apertura de los posibles enlaces perdidos con las imágenes externas y de la ausencia de las tipografías que se utilicen en el documento pero que no estén presentes en el ordenador.
Conversión de documentos. Pero además de los documentos de InDesign, también puede crear índices a partir de los maquetados con PageMaker o con Quark- XPress. En estos casos, el proceso de conversión no es tan fino y es bastante probable que deba revisar el texto para corregir algunos despistes: volver a aplicar el estilo correcto en algunos párrafos de texto, reajustes del track, enlaces rotos (en el caso de PageMaker se mantienen correctamente las imágenes embebidas en el documento), tipografías o agrupamientos de objetos. De todas formas, después de convertir los documentos InDesign le mostrará un cuadro de diálogo en el que le advertirá de los problemas detectados, tanto de las cosas que no se han podido ajustar con exactitud como del comportamiento que tendrán los objetos, y del mismo modo que ocurre en un proceso de maquetación normal, también podrá buscar o sustituir las fuentes que hayan desaparecido.
Para generar el índice general necesitará crear previamente un Libro (Book en el programa) que aglutine todos los documentos que lo componen. Puede evitar el proceso de abrir los documentos con la aplicación original para corregir los problemas y hacerlo directamente desde InDesign. Volver a aplicar los estilos de párrafo que estén mal es un proceso rápido en documentos que incluyan poco color. Para actualizar automáticamente las imágenes deberá utilizar la paleta de herramientas Enlaces.
Fuentes. En cuanto a las tipografías, Mac OS X tiene varias carpetas Fonts en las que puede instalar las tipografías TrueType o PostScript: dentro de la carpeta Library de la carpeta de inicio correspondiente a la cuenta de usuario (carpeta Home), en la carpeta Library del primer nivel del volumen en el que esté instalado el sistema operativo y en la carpeta Library que se encuentra dentro de la carpeta System. Arrastre las tipografías utilizadas en los documentos a la primera de estas carpetas. Así, si el ordenador también tiene otras cuentas de usuario, se asegurará de que sólo estén disponibles para usted.
Al igual que en el anterior caso, también encontrará más cómodo sustitui

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