| Artículos | 01 MAY 2010

Contabilidad personal ?a la Mac?

Descubre los mejores programas para llevar tu contabilidad personal y controlar fácilmente tus gastos ingresos para encontrar dónde van ?tus euros perdidos?.

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Fernando García.
Entre las tareas que todos los usuarios pensamos que pueden hacerse fácilmente con un ordenador personal se encuentra la gestión de nuestra contabilidad personal y el poder ayudarnos a controlar dónde se nos va el dinero.
Sin embargo, la mayoría de los usuarios no utilizamos nuestro ordenador para esta función, normalmente porque no encontramos un programa que sea fácil y cómodo de manejar y que realmente sea una ayuda.
El objetivo principal que cualquier usuario busca en estos programas es el de controlar sus finanzas personales, descubrir en donde gasta el dinero y planificar sus ingresos o gastos para poder llegar a final de mes.
Para ello ,cualquier programa de contabilidad personal debe permitirnos llevar el control de todas nuestras cuentas bancarias, tarjetas de crédito y dinero en efectivo, así como de todos los gastos que hagamos, clasificándolos por categorías que nos permitan descubrir lo que gastamos en el hogar, alimentación, colegios, deportes, etc., y planificar nuestros gastos e ingresos futuros para poder vivir sin sobresaltos al menos en el aspecto económico.

Aplicaciones
Sobre esta idea y después de probar las diversas aplicaciones del mercado seleccionamos los programas que mejor se adaptan a estas necesidades. Estos son iBank, iFinance, MoneyWell, Prospects y SplashMoney.
Todas estas aplicaciones comparten una serie de elementos comunes que inevitablemente tienen similitudes con las contabilidades de empresa aunque convenientemente simplificadas para poder ser manejadas por cualquier persona sin conocimientos contables.
Por una parte todos ellos permiten definir cuentas, que es el nombre que todos dan a nuestros “almacenes de dinero”. Cada cuenta bancaria es una cuenta, pero también lo son las tarjetas de crédito y el dinero que llevemos en metálico.
En el otro lado, tenemos las categorías de gastos que hemos explicado previamente y en algunas aplicaciones también existe un campo para definir la empresa que nos paga o nos cobra y de esta forma hacer resúmenes totalizados.
Otras opciones que tienen la mayoría de estos programas, son las que permiten marcar determinados gastos o ingresos para sacar en su momento una relación para impuestos. Por ejemplo todos los gastos que podemos desgravar y también la reconciliación de los apuntes; es decir, anotar los gastos cuando se producen y posteriormente confirmarlos cuando aparecen en el banco si los hemos hecho con tarjeta.
Aunque la interfaz de cada uno de ellos es distinta, todas se basan en una única ventana dividida en varios paneles y siguiendo la estética predominante encontramos una columna izquierda con la relación de las cuentas definidas en el programa y otros elementos y en la parte central la relación de apuntes o anotaciones asociados a dicha cuenta. Algunos programas como Prospects o iBank incluyen también gráficos de las cuentas seleccionadas.

Introducción de datos
La interfaz usada para la introducción de datos es fundamental para valorar la utilidad de estos programas. Una interfaz cómoda de usar y rápida nos ayudará a gestionar nuestros datos, mientras que una interfaz incómoda y/o lenta puede hacer que a medio plazo dejemos de usar el programa y perdamos la oportunidad de controlar nuestras finanzas.
Muchos de los programas que hay en el mercado requieren el uso del ratón una o varias veces para introducir las transacciones. Cuando hacemos pocos apuntes al día esto no resulta grave, pero si queremos anotar uno a uno todos los artículos de la compra en el hipermercado, entonces el ratón se convierte en una molestia muy importante.
iBank permite realizar todas las operaciones principales desde el teclado y para los campos de Categoría y empresa pagadora (en el caso del sueldo) o Cobradora (en los gastos) podemos teclear manualmente los primeros caracteres y el programa autorrellena con la opción más cercana, además si es el nombre de una empresa existente se rellena automáticamente el importe con el último que hubiéramos introducido para dicha empresa, aunque podemos modificarlo.
Si se trata de una nueva empresa podemos teclear el texto entero y se crea directamente. En el caso de una categoría, al escribir un nuevo nombre aparece un diálogo que nos permite crear la categoría sobre la marcha, definiendo si es un gasto o ingreso y si debe tenerse en cuenta para los impuestos.
MoneyWell también permite introducir las transacciones haciendo un uso exclusivo del teclado, aunque en este caso no es posible crear una categoría directamente. Sí podemos teclear los primeros caracteres de una categoría ya existente y usar las teclas de cursor para desplazarnos por el menú de “buckets”, que es como se llaman aquí las categorías; pero si tecleamos un nombre que no existe el programa nos deja seguir pero lo ignora y al revisar la transacción vemos que ha dejado este campo vacío.
Los dos programas anteriores tienen un panel dentro de la ventana que muestra los campos del ingreso o gasto y al completarlo se muestran como una línea en el listado correspondiente.
Prospects es otra aplicación que permite introducir las transacciones usando únicamente el teclado pero de una forma más cercana a la hoja de cálculo. Al seleccionar una cuenta la parte central de la ventana cambia para mostrar la lista de transacciones de dicha cuenta, automáticamente aparece una línea con un nuevo apunte y podemos teclear los datos directamente en la línea. El inconveniente más importantes de este programa es que no hay un campo de empresa, tenemos que usar el de descripción y por tanto o añadimos la empresa o el nombre del producto que hemos comprado, además no permite definir categorías sobre la marcha, aunque en este caso da un error y no permite completar la transacción.
SplashMoney también permite hacer todas las operaciones usando el teclado, incluyendo la creación de nuevas categorías sobre la marcha y la fecha, que también puede marcarse en el calendario. Al igual que los demás programas, esta aplicación permite autocompletar los campos de categoría, y empresa y también buscar con las teclas de cursor en el menú asociado.
iFinance es la única aplicación que exige el uso del ratón para introducir las transacciones, especialmente las categorías que hay que seleccionar con el ratón en un menú desplegable.
Todos los programas comentados permiten también desglosar una transacción. Es decir si vamos al hipermercado y hacemos la compra del mes algunas personas se contentarán con anotar el total e indicar gastos del hogar.
Para hacer un desglose en estos programas seleccionamos la cuenta desde la que hemos pagado, introducimos la fecha, el nombre de la tienda y en lugar de introducir la descripción y cerrar la transacción se pulsa en el botón Split. Esto abre un panel donde se introducen los datos de cada compra indicando la categoría, descripción e importe individual.
En todos los casos, el programa va mostrando la cantidad que queda sin asignar del importe total para que podamos comprobar que no hemos cometido ningún error y los importes cuadran. El mayor inconveniente de iBank es que hay que hacer clic con el ratón en el símbolo + para añadir una nueva línea y a continuación en el campo Categoría, estos dos clics por línea hacen que la entrada en este caso sea más lenta.
iFinance tiene un problema parecido, los campos de descripción e importe de cada línea de una transacci&#

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