| Artículos | 01 DIC 2000

Organizarse con Entourage

Ahorre tiempo con el nue

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Microsoft Entourage (www.microsoft.com/mac), la versión ampliada de Outlook que forma parte de Office 2001, es un gestor personal de información que puede ayudarle a mantenerse a flote incluso con las agendas más exigentes. Puede combinar sus principales características (correo electrónico, agenda de direcciones, notas, tareas, calendario y recordatorios) para estructurar el sistema de trabajo y organizar su vida. Entourage se puede conectar con otras aplicaciones de Office, de modo que puede compartir información entre ellas. Para aumentar la eficacia, puede crear enlaces entre los mensajes de correo electrónico, el calendario de Entourage y los documentos de Office. Las alertas de Entourage aparecen en cualquier aplicación de Office que tenga abierta, y su libreta de direcciones es accesible desde cualquiera de los programas de Office 2201.

Pongamos por caso que esté trabajando para un nuevo cliente (le llamaremos D. Acme, de Acme y Asociados). Él ha cambiado las especificaciones de su proyecto tres veces y ha reducido la fecha de entrega a la mitad. Las herramientas integradas en Entourage pueden servirle de ayuda para que consiga tener el proyecto justo como él desea (y cuando él quiera). Nuestra demostración paso a paso de las capacidades de Entourage le ayudarán a poner este programa en funcionamiento.

1- Crear una nueva entrada en la libreta de direcciones. Cada nuevo cliente debería tener un registro en la libreta de direcciones. Entourage le permite crear enlaces entre los registros de los contactos de la libreta de direcciones y sus mensajes de correo electrónico, y usted puede acceder a la información de contacto de la libreta de direcciones desde Word.

Si D. Acme utiliza Entourage y ha vinculado un archivo “.vcf” en el mensaje que le ha enviado (A), un archivo con información de contacto compatible con los gestores de información, dicho archivo es su registro en la libreta de direcciones (B). Impórtelo simplemente en la libreta de direcciones de Entourage abriendo la ventana Adress Book (B, Comando-2) y arrastre el archivo desde el mensaje de D. Acme a ella. El resultado es un nuevo registro con todos los datos de D. Acme (C) en la libreta de direcciones, con su dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono y fotografía (en el caso de que la haya incluido). No necesitará escribir nada.

Si D. Acme no ha incluido un archivo “.vcf”, o si utiliza un programa de correo electrónico diferente, bastará con hacer doble clic sobre su nombre en la línea “From”, en la parte superior del mensaje, para crear un nuevo registro para él en la libreta de direcciones.


2- Crear recordatorios. Si necesita recordar que tiene que contestar un mensaje de correo electrónico importante, puede marcar el mensaje para su seguimiento (follow-up). También puede crear un registro recurrente en el calendario de Entourage para acordarse de que tiene que trabajar en un proyecto determinado.

Haga clic en el icono de la bandera (A) en la parte superior del mensaje de D. Acme, y seleccione Flag For Follow-up en el menú desplegable. El resultado es una nueva tarea enlazada con el mensaje de correo electrónico de D. Acme (definida como elemento “pendiente” ,item to-do,).

Introduzca el día en el que se supone que debe enviar su mensaje de respuesta en los campos Due, Date y Reminder (B). Cuando llegue esa fecha aparecerá una ventana, y podrá ver la tarea en su calendario. Haga clic en Save (C). Haga clic en el icono Link (D) y seleccione Link To New: Calendar Event (E) en el menú desplegable.
Asegúrese de seleccionar All Day Event (F) e introduzca la fecha actual (G). Ajuste el evento como recurrente para un periodo de una semana haciendo clic en el botón Recurrence (H) y, a continuación, seleccione la información apropiada en la ventana que se abra. Guarde el evento.
Ahora su calendario muestra el evento (1-4) y usted tendrá una alarma durante cada día hasta la fecha final, siempre que abra cualquier aplicación de Office.


3- Enlace con su proyecto. Los enlaces pueden conectar los elementos de Entourage con los archivos en cualquier aplicación. En este caso, enlazaremos un evento del calendario a un documento de Word.
En la ventana Calendar, haga clic en el icono link en Calendar event, y seleccione Link To Existing: File (A). Seleccione su documento de Word en el cuadro de diálogo Link To File (B). Ahora tendrá juntas todas las piezas: el mensaje de D. Acme con las instrucciones que usted necesita está enlazado con la tarea, la tarea está enlazada con un evento del calendario, y el evento del calendario está enlazado con el documento de Word. Puede navegar con sencillez entre estos elementos enlazados.


4- Ponga manos a la obra. Cuando aparezca la ventana de una alerta en pantalla, utilice simplemente los enlaces que ha creado para recoger los elementos que necesite para trabajar en su proyecto. gracias a estos enlaces ya no hay necesidad de buscar entre todos los archivos o mensajes de correo electrónico.

Cuando vea el cuadro de la alerta para un evento del calendario, haga clic en Open Item (A) para abrir la ventana de dicho evento de calendario.
Para editar su documento de Word, haga clic en el icono de enlace, seleccione Files (B) y elija el archivo en el que tiene que trabajar.

Para acceder a las instrucciones originales del proyecto de D. Acme, que están en el mensaje que le envió, haga clic nuevamente en el icono Link y abra la tarea desde el menú Task (C). En la ventana de la tarea, haga clic en el icono de enlace y elija el mensaje original de D. Acme desde el menú Messages (D).


5- Dar forma. Cuando esté trabajando en su proyecto desde Word, tendrá acceso directo a la libreta de direcciones de Entourage, haciendo sencilla la tarea de personalizar su documento sin tener que consultar o volver a escribir la información de contacto.
Comience escribiendo el nombre de D. Acme. Word le permite completarlo por usted, basándose en el registro existente en la libreta de direcciones de Entourage. Pulse la tecla Tabulador para aceptar.

Si ha introducido la dirección de correo postal de D. Acme en la libreta de direcciones, también puede añadirla a la carta con sólo hacer Control-clic sobre su nombre, y seleccionándola en el menú Contact (A). En la fecha oportuna, aparecerá la alerta de tarea para recordarle que debe enviar el proyecto a D. Acme (B). Haga clic en Open Item para abrir la tarea. Siga el enlace del mensaje en la ventana de tarea para abrir el mensaje de Acme, tal y como lo hizo en el paso 4.

En la ventana de mensaje, haga clic en Reply (Comando-R). Escriba su respuesta y haga clic en el icono del clip (C, Comando-E) para vincular su documento.

Haga clic en el botón Send Now (D) y habrá terminado.

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