| Artículos | 01 DIC 2008

Teclea menos, trabaja mejor

Trucos para Office, iWork, iLife y otros programas de uso frecuente

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Si estás enredado con una complicada hoja de cálculo o intentando realizar la presentación perfecta para la reunión de directores de mañana, entonces verás con pavor lo rápido que pasan las horas y los minutos. Lo cierto es que para la mayoría de nosotros el trabajo no para cuando salimos de la oficina. Una vez que llegamos a casa es el momento de subir las fotografías correspondientes a nuestras últimas vacaciones o de actualizar el blog.
Aunque no te podemos dar más horas de las que hay en un día, podemos ayudarte para que aproveches mejor el tiempo del que dispones mostrándote cómo puedes acelerar ciertas tareas repetitivas y sacar provecho también de algunos atajos ocultos en el software que utilizas con mayor frecuencia. Entonces, cuando estés sacando un mayor provecho de aplicaciones como Word e iMovie, podrás centrar tu atención y también tu tiempo en otras tareas más importantes, como por ejemplo hablar con tu jefe sobre ese merecido ascenso.


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Trabajar para vivir no tiene por qué significar vivir para trabajar. Cuando estés elaborando un presupuesto en Excel o creando una presentación con Keynote existen múltiples modos de ahorrar tiempo e impresionar igualmente a tu jefe.

Recrea los atajos de teclado de WordPerfect
Si eres un usuario de WordPerfect que se ha pasado recientemente al Mac, entonces es probable que estés frustrado por el hecho de que Word y Pages carezcan de los atajos de teclado que solías utilizar para ejecutar los comandos. Por ejemplo, los usuarios de WordPerfect acostumbran a pulsar la tecla F7 para insertar un nuevo pie de página, mientras que en Word y en Pages se trata de un proceso más largo que requiere la apertura del menú Formato.
Afortunadamente puedes añadir un poco de inteligencia adicional en ambos programas mediante la utilidad Keyboard Maestro de Stairways Software (36 dólares; www.keyboardmaestro.com). Este programa permite grabar una macro para cualquier ítem de menú de cualquier aplicación, y asignar dicha macro al atajo de teclado que prefieras. Así, de forma sencilla podrás hacer que todos tus atajos de teclado favoritos de WordPerfect ejecuten los mismos comandos tanto en Pages como en Word. — Jeffery Battersby

Imágenes de fondo activas
Si añades imágenes a los documentos de tratamiento de textos de Pages, entonces seguramente te sientas frustrado porque la operación de mover una imagen a otra posición del documento sea complicado en Pages. Los documentos de tratamiento de textos tratan las imágenes como objetos de fondo haciendo que no se puedan seleccionar una vez se hayan ubicado sobre el documento. Para volver a tener el control sobre los objetos del fondo, selecciona la opción Disposición > Permitir selección de objetos del fondo. Sin embargo no es posible guardar una plantilla de documento en la que dicha opción esté activada por omisión.—JB

Eliminar palabras mal escritas de los diccionarios personalizados
Añadir por error una palabra mal escrita a un diccionario personalizado puede causar problemas. Pero no te preocupes, la solución probablemente sea más sencillo de lo que imaginas. En Word, selecciona Preferencias desde el menú Word y haz clic sobre el botón Ortografía y gramática. Bajo la sección de ortografía de dicho panel, haz clic sobre el botón Diccionarios. Aparecerá una ventana, selecciona Diccionario personalizado y a continuación haz clic en el botón Editar. Se abrirá un nuevo documento de Word que contendrá todas las palabras de tu diccionario personalizado. Corrige las palabras que estén mal escritas, guarda el documento y ciérralo.
Para corregir el diccionario de Pages, tendrás que utilizar el software gratuito Dictionary Cleaner de Two AM Software (twoamsoftware.com). Dictionary Cleaner es un panel de preferencias que te permite hacer cambios en el diccionario personalizado del usuario utilizado por varias aplicaciones para la corrección ortográfica. Con el panel instalado, abre las Preferencias del sistema y haz clic sobre el icono correspondiente a Dictionary Cleaner. Se abrirá un nuevo panel de preferencias en el que podrás borrar palabras o añadir nuevos términos a tu diccionario personalizado.—JB

Importar estilos de Word en Pages
Si estás cambiando de Word a Pages ‘08 entonces no existe ningún motivo por el que no puedas cambiar también las plantillas de documento y los estilos de párrafo de una aplicación a otra. Para ello, utiliza Pages para abrir un documento o plantilla de Word que contenga los estilos que quieras usar, y guárdalo a continuación como documento de Pages. Selecciona Importar Estilos del menú Formato. En la ventana que aparezca, haz clic sobre el documento de Pages que acabas de guardar. Un nuevo cuadro de diálogo listará los estilos del documento. Si quieres importar todos los estilos, haz clic sobre la opción Seleccionar todo. De lo contrario, mantén pulsada la tecla Comando mientras seleccionas los estilos que quieras importar. Una vez hayas completado la selección, activa la casilla de verificación que permite sustituir los duplicados y pulsa sobre el botón OK. Se importarán todos los estilos seleccionados. Para guardar el documento como plantilla, selecciona la opción Guardar como plantilla del menú Archivo, introduce un nombre para el archivo y guárdalo. —JB

Crear nuevos temas de color
Word 2008 incluye una nueva característica que permite modificar los colores de un documento simplemente seleccionando un nuevo tema en la herramienta de temas de documento disponible en la paleta de formato (para utilizar esta característica debes trabajar con documentos con extensión .docx). Aunque es sencillo cambiar a cualquiera de los temas disponibles en Word, no es posible crear un nuevo tema en dicha aplicación. Tendrás que utilizar PowerPoint 2008.
Abre un nuevo documento de PowerPoint y selecciona la opción colores de tema en el menú Formato. Se abrirá una nueva ventana de creación de colores de tema. En dicha ventana, selecciona una de las doce pequeñas cajas de color y pulsa sobre el botón Cambiar color. Esta acción te proporcionará acceso a una paleta de color que podrás utilizar para seleccionar los nuevos colores para tu tema (consulta la imagen “Colores personalizados”). Una vez hayas cambiado los colores a tu gusto, escribe un nombre para el nuevo tema en el campo de nommbre y haz clic sobre el botón Aplicar a todos.—JB

Soluciona el problema del tiempo en Excel
Si abres un libro de Microsoft Excel que haya sido creado por un usuario de Windows entonces comprobarás que todas las fechas están mal por una diferencia de cuatro años. Por omisión la aplicación Excel de Windows gestiona las fechas contando hacia delante desde el 1 de enero de 1900. Excel para Mac, sin embargo, empieza a contar desde el 1 de enero de 1904. Para resolver esta confusión, abre Excel > Preferencias > Cálculo y deselecciona la opción Usar el sistema de fechas 1904.—Rik Myslewski

Empezar con buen pie
Si creas libros de Excel con cierta regularidad que contengan una buena cantidad de hojas, entonces podrás ahorrar algo de tiempo dejando que sea Excel quien inserte automáticamente una cantidad determinada de hojas en cada uno de los libros creados.

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