ANÁLISIS | Artículos | 01 ENE 2011

Billings Pro.

Facturación para pequeñas empresas

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Vicente Vicens.

Billings Pro es un sistema de gestión de la facturación para pequeñas empresas, sobre todo las dedicadas a la prestación de servicios. Consta de varios componentes para realizar estas tareas tanto desde nuestro Mac como desde el iPhone y el iPod touch, y algunas de ellas se pueden realizar vía un navegador web permitiendo la conexión al sistema desde prácticamente cualquier dispositivo.

Billings Pro es la versión para grupos de trabajo del galardonado Billings 3, su hermano pequeño que está dirigido a empresas individuales o donde la gestión de la facturación y el registro de tiempos y trabajos se realiza por un solo usuario. Billings Pro hace todo lo que hace Billings, pero está enfocado a empresas donde se necesita que cada empleado haga directamente el registro del tiempo, los trabajos y los gastos asociados a cada proyecto, y que lo pueda hacer en movilidad y conforme se van produciendo.

Funcionamiento de Billings Pro
Billings Pro cubre todo el flujo de trabajo necesario para realizar un correcto proceso de facturación a nuestros clientes: realizar estimaciones o presupuestos y enviarlos a nuestro cliente, registrar todos los trabajos que realizamos en el proyecto, emitir las facturas correspondientes, y hacer un seguimiento de los pagos y del balance de la cuenta del cliente.
Crear un cliente es muy simple recuperando sus datos desde nuestra Agenda, por lo que solo tenemos que añadir el dato del NIF o CIF para el cual podemos utilizar uno de los cuatro campos personalizados que Billings Pro ofrece para personalizar su ficha. También podemos utilizar los clientes que ya tengamos dados de alta en Daylite (el otro producto estrella de marketcircle) si ya somos usuarios de dicha aplicación. Los clientes pueden organizarse en grupos para una mejor gestión, como por ejemplo clientes activos e inactivos. A partir de aquí ya podemos crear proyectos y asignarlos a cada cliente. Cada proyecto corresponde a un trabajo distinto ya que puede que estemos realizando dos proyectos para un cliente y cada uno ha de ser facturado por separado, como una página web y una aplicación para el iPad. También disponemos de cuatro campos personalizados en los proyectos para adaptarlos a nuestro tipo de negocio. Billings Pro nos permite configurar los usuarios que pueden acceder a cada proyecto y quién es el que debe aprobar los trabajos realizados antes de que sean facturados, y también determinar el coste por hora y por kilómetro que aplicaremos para cada trabajador y proyecto.
La aplicación funciona alrededor del concepto “Slips”, que podemos traducir como un parte de trabajo o albarán. Un Slip sirve para registrar cualquier recurso que utilicemos o trabajo que realicemos y tenemos cinco tipos diferentes a nuestra disposición: Timed, sirven para registrar el tiempo dedicado a una tarea de un proyecto y son para los trabajos que se facturan en unidades de tiempo como las horas trabajadas (por ejemplo consultoría, desarrollo, etc...); Fixed, se facturan con un precio fijo y son para facturar trabajos con precio preestablecido, como un presupuesto cerrado para el desarrollo de una página web. Aunque el precio es fijo, nos permiten registrar el tiempo dedicado al proyecto para ver las desviaciones; Quantity, son para facturar artículos, con unidades y precio por unidad; Expense, son para facturar los gastos que hay que trasladar al cliente, como por ejemplo un billete de avión o la estancia en un hotel; Mileage, son para facturar los gastos por kilometro de desplazamiento.
Los slips se pueden crear como slips de estimación (Estimated Slips), que sirven para presupuestar, o como slips de trabajo (Working Slips) que sirven para facturar. Un slip de estimación se puede convertir en un slip de trabajo, cuando el presupuesto ha sido aceptado, y los slips también se pueden crear a partir de plantillas para no tener que introducir toda la información cada vez. En todos los Slips disponemos de la opción para establecer un porcentaje de margen de beneficio que se añadirá al precio del Slip, y a dicho resultado podremos aplicar un porcentaje de descuento. Al precio obtenido se le aplicarán los impuestos que hayamos definido. En materia de impuestos, Billings Pro nos permite adaptarnos perfectamente a la legislación española. Por un lado podemos definir los tramos de IVA y también definir grupos de impuestos, con los que podemos aplicar por ejemplo IVA + Recargo de equivalencia. Otra utilidad de los grupos de impuestos es para los profesionales que tienen que incluir la retención del IRPF en la factura. Para ello podemos crear un grupo de impuestos que incluya el IVA correspondiente (por ejemplo 18%) con la retención del IRPF (por ejemplo -15%, en este caso en negativo para que reste) y ambos se aplicarán a la base imponible.
En los Timed y Fixed Slips podemos utilizar cronómetros para que nos ayuden a registrar los tramos de tiempo que vamos dedicando al proyecto y disponemos de una opción en la barra de menús para acceder a ellos de manera rápida.
Emisión de facturas. Cuando hemos terminado los trabajos procedemos a emitir la factura. Podemos enviarla por correo electrónico, imprimirla y guardar un copia como archivo en la carpeta que decidamos. Billings Pro viene con muchas plantillas profesionales, incluyendo todas las que ya están disponibles en Billings 3, y además 3 nuevas destinadas a servicios jurídicos y profesionales. Además, las podemos adaptar a nuestras necesidades y dispone de un editor muy potente para crear nuestras propias plantillas.
Una vez emitida la factura, también nos permite hacer el seguimiento del pago de esta, incluso enviar informes de estado con el balance de la cuenta para que el cliente sepa que es lo que tiene vencido y pendiente de pagar. Incluso nos permite llevar el control de las entregas a cuenta o anticipos de nuestros clientes (Retainers), para ir saldando las futuras facturas contra éstos.
También se puede facturar un servicio de manera recurrente todos los meses, como por ejemplo un alquiler o un servicio de mantenimiento preventivo, sin tener que introducir todos los datos de nuevo cada vez.

Los componentes del sistema
El sistema está formado por varios componentes que son Billings Pro Server Admin, Billings Pro para el escritorio, Timecard y Billings Pro Touch.
Billings Pro Server Admin hace de servidor del sistema y es el repositorio central que recoge toda la información. Con esta aplicación podemos administrar los usuarios que se conectarán a la base de datos, aunque con la limitación de que solo puede haber un servidor por entorno y una sola base de datos por servidor.
Para crear la base de datos tenemos tres opciones: crear una nueva para una instalación desde cero; restaurar desde una copia de seguridad previa; o migrar desde Billings 3 si ya somos usuarios y queremos actualizarnos a Billings Pro.
En la configuración de red debemos introducir nuestra cuenta de Marketcircle Switchboard para poder conectar con nuestro sistema desde cualquier parte. Switchboard es un servicio gratuito que nos permite conectarnos a nuestro servidor de manera remota, desde fuera de nuestra red local, por ejemplo desde nuestro iPhone cuando estamos en ruta o en las instalaciones de nuestro cliente, sin la necesidad de disponer de una dirección IP fija en nuestro servidor.
Para los

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