Como admite la propia Microsoft, Excel ofrece mucho más como aplicación de hoja de cálculo que como una herramienta de gestión de listas. Es como si miles de personas comprasen un todo terreno sólo para conducir por el supermercado, aunque sea una mala analogía.

No podemos ayudarle a justificar el vehículo todo terreno, pero si es uno de los miles de usuarios de Excel que aún no han introducido una fórmula o han generado una gráfica, a continuación tiene una oportunidad para probar la interfaz de Excel 2001 con un proyecto sencillo. En realidad se trata de un complemento de hoja de cálculo denominado “Registro de comidas por día”, proporcionada por Microsoft junto con Excel. La idea es que si está intentando perder peso con una dieta, este proyecto le ayudará a registrar su progreso, manteniéndole motivado y permitiéndole asegurarse de que no esté perdiendo peso con demasiada rapidez. Esta hoja de cálculo le permitirá hacer todo eso, además de aprender algunas técnicas con Excel que podrá aplicar en otros proyectos de seguimiento, ya sean financieros o de otro tipo. Comprobará que el uso de las fórmulas es más interactivo y divertido en comparación con la gestión de listas. Por supuesto, deberá pesarse usted mismo; las básculas con puerto USB todavía están en la fase de diseño.

1- Cree una nueva hoja de cálculo. Office 2001 se suministra con una Galería de Proyectos que proporciona varias plantillas útiles. A continuación modificaremos una denominada “Registro de comidas por día”, una plantilla de Excel diseñada para realizar un seguimiento de lo que come cada día.

En primer lugar, acceda a la Galería de Proyectos (Comando-Mayúsculas móvil-P). Bajo el menú Archivo, seleccione Organizadores: Comidas y dietas: Registro de comidas por día. Inserte una nueva hoja de cálculo en el archivo (Insertar: Hoja de cálculo). Por omisión, Excel pondrá la pestaña de la nueva hoja de cálculo antes de la de “Registro de comidas por día” y la etiquetará “Hoja 1”. Haga doble clic en la pestaña para cambiar el nombre de la hoja de cálculo. Puede cambiar el orden de las pestañas de la hoja de cálculo haciendo clic sobre cada una de ellas y arrastrándola a la nueva posición. Guarde este Libro (así es como Excel se refiere a sus archivos) con otro nombre. Utilice para ello el comando Guardar como del menú Archivo.

Para mantener la consistencia de estilo, seleccione, copie y pegue la cabecera principal de la hoja de cálculo Registro de comidas por día en la celda A1 de la nueva hoja de cálculo. A continuación, cambie el encabezado haciendo doble clic sobre la celda y escriba “Seguimiento de peso semanal” (A). Introduzca cuatro encabezados en otras tantas celdas tal y como se muestra (B). Selecciónelos y aplíqueles el estilo negrita.

2- Rellenar. Los comandos de Rellenar (disponibles en Edición: Rellenar) son algunos de los comandos de Excel con los que ahorrará más tiempo. Éstos copian automáticamente los contenidos de una celda a un grupo de celdas adyacentes, con independencia de que su contenido sea texto, datos o una fórmula.

Utilice Rellenar: Series en la primera columna para definir la planificación semanal. Comience introduciendo la fecha en la que se pesará por primera vez, bajo el encabezado Semana, en la celda A4 (A).

A continuación, seleccione las celdas A4 hasta A25 arrastrando el cursor (las celdas seleccionadas quedarán enmarcadas). Seleccione el comando Rellenar: Series en el menú Edición. Introduzca el valor 7 (los días de la semana) en el campo Incremento (B) y haga clic en OK. Excel creará automáticamente las siguientes fechas de seguimiento semanal.

3- Hasta la vista, calculadora. La calculadora, que se ha actualizado en esta versión de Excel, simplifica el proceso de crear fórmulas complejas. Pero probaremos en primer lugar algo más sencillo.

Introduzca su peso inicial en la primera celda (B4) de la columna Peso (A). A continuación seleccione la celda inferior (B5) y haga clic sobre la calculadora que está en la barra de herramientas Fórmula. (Si no ve la barra de herramienta de Fórmula, actívela en el menú Ver.)

Con la calculadora activa, haga clic sobre la celda B4 en la hoja de cálculo de modo que la fórmula mostrada en la ventana de resultado sea =B4 (B). Haga clic en OK para cerrar la Calculadora. Ahora la celda B5 debería tener el mismo valor que la celda B4. Haga clic sobre B5 y arrastre el cursor hasta la celda B25, de modo que queden seleccionadas las celdas desde B5 hasta B25. Utilice el comando Edición: Rellenar: hacia abajo para copiar la fórmula de B5 en el resto de las celdas.

4- Condicionales. Una gran diferencia entre una aburrida lista y una hoja de cálculo interactiva es el uso de condicionales. Este es el punto en el que reside la inteligencia de la hoja de cálculo.

En la columna Pérdida, haga clic sobre la celda C4 (A) y abra la Calculadora. Haga clic en el botón Si... (B) para introducir una fórmula condicional, y rellene las ventanas tal y como se muestra. Esto hará que aparezca la diferencia sólo si está bajando de peso. Para insertar la fórmula haga clic en Insertar y, a continuación, en OK.

En la columna Comentarios utilizará una sentencia condicional de texto. Haga clic en la celda D4 (C) y, tras hacer clic en el botón Si..., rellene la ventana de la Calculadora tal y como se muestra.

Utilice de nuevo Edición: Rellenar: Hacia abajo para copiar las fórmulas de este paso en el resto de las celdas. Ahora, en el caso de que esté perdiendo peso con demasiada rapidez, la columna Comentarios le advertirá de ello.

5- Ver es creer. Realizar un seguimiento del peso a medida que baja (o sube) será mucho más sencillo si puede verlo de forma gráfica, y Excel es una buena herramienta de gráficas.

Para crear una gráfica sencilla que muestre la progresión de su peso en un periodo de tiempo dado, haga clic en la celda A3 y arrastre el cursor hasta la celda B25 para seleccionar los datos de las filas A y B. A continuación, seleccione Gráfico en el menú Insertar. Cuando aparezca el diálogo del asistente para gráficos, elija Línea para el tipo de gráfico (A) y del subtipo (B).

Haga clic en Terminar para que se cree automáticamente el gráfico. Puede ampliarlo arrastrando desde la esquina inferior derecha (C).

James Bradbury es colaborador de Macworld EE.UU.