Una de las variantes del mito de la oficina sin papeles se centra en las agendas u organizadores personales . Esas pequeñas carpetas que la mayoría de los profesionales llevan a todas partes y que constituyen su arma fundamental de trabajo al ser almacenes de citas, teléfonos, direcciones, proyectos y en general notas de cualquier tipo, son ( al menos teóricamente ) estupendos candidatos para ser informatizados y traducidos a impulsos electrónicos, dándole una vida que en la versión de papel no existe .

El lado negativo de estas versiones informáticas está unido al propio ordenador . Un objeto más pesado e incómodo de manejo que la agenda tradicional; basta imaginar a dos personas intercambiando información a la salida de una reunión, es más sencillo abrir la agenda y escribir los datos con una pluma que sacar el portátil, esperar a que se encienda y teclear la información . Por este motivo una de las funciones que ofrece el programa Organizer 2 . 0 es la impresión de hojas que pueden incluirse en una agenda tradicional, pudiendo emplear el programa en su oficina y la agenda en los desplazamientos . Esta generación de hojas impresas es uno de los puntos que Claris ha cuidado especialmente en esta aplicación, ya que las hojas pueden imprimirse en multitud de formatos, desde A4 hasta las hojas de las agendas más pequeñas, con manejo de ambas caras de forma que el resultado complemente perfectamente a las hojas originales de dichas agendas .

Pero además de esta opción, el programa como aplicación en sí para manejo de los datos personales y profesionales de forma informática, ofrece una gran potencia . La instalación crea siempre dos elementos principales en su disco: una carpeta con la aplicación Claris Organizer en sí y una extensión del sistema denominada Instant Organizer que al arrancar crea un icono en la parte derecha de la barra de menús que proporciona acceso a las funciones más comunes del programa ( crear tareas, citas, fichas de direcciones, buscar datos y acceso a las fichas de contactos más comunes ) sin tener que arrancarlo .

El funcionamiento de este entorno se centra alrededor de cuatro componentes: planificador diario para manejar las citas, reuniones, llamadas y tareas de cada día; base de datos, para almacenar nombres, teléfonos, direcciones y otros datos de interés de personas y empresas; gestor de tareas, ya sean trabajos con fecha concreta o proyectos sin plazo específico y creador de notas para guardar ideas, resúmenes de reuniones y cualquier otra información que quiera conservarse . Al contrario que otros planificadores electrónicos, cada una de las áreas se presenta en su propia ventana y pueden tenerse abiertas varias simultáneamente para tener un acceso más rápido a la información . A esto se une la característica que Claris denomina Attachment y que consiste en la posibilidad de insertar en un elemento de cualquiera de los tipos mencionados una referencia a otro . El caso más común es añadir a una cita una referencia de la ficha de contactos de la persona con la que se tiene dicha cita ( acción que el programa puede realizar automáticamente buscando por el nombre ) . Haciendo clic sobre este enlace se muestra la ficha referenciada . Además, al imprimir las hojas para la agenda, el planning irá acompañado de la información asociada .

Todos los datos que se introducen pueden ordenarse por prioridad y por categoría, disponiendo de ocho predefinidas, pero pudiendose añadir más, identificandose las dos clasificaciones por códigos de color . Las citas del planificador pueden avisarse mediante una alarma representada con un diálogo y convertirse en repetitivas, con una gran gama de opciones como repetición semanal, mensual, diaria, cada varios días, semanas, etc .

La información que se almacena de cada contacto es exhaustiva y será muy raro el caso de que no se pueda introducir toda, ya que contiene nombre y apellidos, empresa, departamento, teléfonos de trabajo, casa, móvil y fax, dirección personal y de trabajo, fecha de nacimiento, dirección de correo electrónico, página de Internet y otros comentarios . Un detalle interesante es que al imprimir la lista de contactos, la ficha puede aparecer ordenada por el nombre, por la empresa o por ambos, en cuyo caso aparece dos veces . El único defecto de este apartado es que el campo de introducción del apellido sigue la norma anglosajona de utilizar sólo uno, por lo que es muy reducido para nuestro uso habitual . Las tareas son prácticamente iguales a las citas del planificador, con título, prioridad y categoría, pero la fecha es opcional . Las notas contienen un título, fecha y hora de creación, categoría y un campo de texto libre .

Por último, resaltar la característica de sincronización, que permite tener la aplicación y los datos instalados en dos ordenadores sobremesa y un portátil ) y que la información de uno se actualice con la del otro .

Conclusión

Toda esta versatilidad tiene un precio, que en este caso se mide en espacio, tanto de disco, puesto que una instalación típica ocupa 9 MB de disco duro, como de memoria, ya que la suma de la RAM empleada por Organizer y por la extensión Instant Organizer es de 3 MB . Otra carencia de la aplicación es la rigidez en los formatos de impresión . Sólo pueden seleccionarse los tamaños predefinidos que incorpora y la disposición de la información en las hojas no puede cambiarse, únicamente pueden seleccionarse qué datos aparecen . Pero incluso con estas limitaciones la aplicación permite obtener resultados impresos de gran calidad y utilidad .

CALIFICACIÓN: 4 estrellas / 7,5 LO MEJOR: Versatilidad y potencia en el manejo de la información, posibilidad de enlazar datos de varios tipos, impresión de hojas para agenda, acceso a las funciones principales por menú sin arrancar el programa . LO PEOR: Requisitos elevados de memoria, algo de rigidez en formatos de impresión . FABRICANTE: Claris . DISTRIBUIDORES: GTI . Edificio Europa, planta 2 . 28031 San Fernando de Henares ( Madrid ) . Tel . : ( 91 ) 677 95 95 . http://www . gti . es . Ingram Micro . Sant Ferrán, 53-68 . Polígono Almeda . 08940 Cornellà de Llobregat ( Barcelona ) . Tel . :  ( 93 ) 474 90 90 . http://www . ingram . es . Memory Set . Autovía de Logroño . Km . 7,100 . 50011 Zaragoza . Tel . : ( 902 ) 24 02 50 . http://www . memory-set . es . PRECIO: 9 . 900 PTA + IVA .