La unión de Entourage, el programa para correo de Office 2008, con servidores Exchange, potencia de forma extraordinaria las funciones organizativas de esta aplicación, permitiendo al usuario de Macintosh funcionar como ciudadano de primera en las redes que utilicen dicha herramienta corporativa de Microsoft.

Una de las diferencias entre la versión Hogar y la versión estándar de Office 2008 es que el programa de correo Entourage de la versión Hogar soporta los protocolos POP3 y IMAP utilizados en entornos de PSI (Proveedores de Servicios Internet), sobre todo POP3 aunque es posible utilizar IMAP con algunos servicios populares como Gmail. La versión estándar, además de estos dos protocolos incluye soporte del servicio Exchange de Microsoft, el más común en entornos empresariales.

La integración entre el programa de Mac y el servidor es excelente y permite usar este programa en entornos que no logramos configurar con el programa Mail de Mac OS X que también soporta, en teoría, la conexión a servidores Exchange.

El mayor inconveniente en la conexión a este tipo de servidores es que los administradores de estas redes de empresa normalmente no conocen el entorno Macintosh y los datos de la configuración no tienen el mismo nombre.

Estos parámetros no son tan complicados y con unas sencillas explicaciones como las que damos en este artículo podrás configurar y usar la cuenta de tu empresa en tu Macintosh.

Exchange es un entorno de colaboración completo y además del servicio de correo, el más conocido, ofrece otros servicios en grupo como el directorio de usuarios y el calendario de grupo.

Para configurar el servicio de correo electrónico es necesaria una información similar a la de los demás servicios de correo: la dirección del servidor, el nombre del usuario y la contraseña.

Además, Exchange se integra dentro de la estructura de autenticación de Microsoft, una estructura que incluye dominios a los que pertenece cada usuario. Todos estos datos de la conexión te los dará tu administrador de red.

Toda la comunicación entre el servidor Exchange y los diversos clientes como Entourage y Outlook en entornos Windows se puede realizar mediante diversos protocolos de comuncación. Uno de ellos, el más común y empleado en Entourage, es utilizando como transporte el protocolo HTTP, el mismo usado para ver páginas web. Es decir usa el protocolo HTTP para acceder al servidor pero no con tu navegador sino a través de Entourage.

Este acceso puede realizarse sin encriptar, normalmente dentro de tu empresa lo utilizarás así ya que se considera que la red interna es segura, o encriptado cuando el acceso al correo sea desde el exterior para evitar que otras personas puedan espiar tus mensajes de correo u obtener tu nombre de usuario y contraseña. Este acceso encriptado también se puede denominar SSL o HTTPS, términos que en ambos caso tienen el mismo significado.

Aunque en apariencia son similares a los buzones POP3 que se usan habitualmente, los buzones Exchange tienen una forma de funcionamiento propia que es importante conocer. En estos buzones, toda la información: mensajes enviados, recibidos, contactos, citas en la agenda, etc., se guarda en el servidor y también en nuestro programa de correo. Esto nos permite añadir un contacto sin estar conectados a la red o leer y enviar correos desde un cibercafé empleando la interfaz web de nuestro servidor Exchange y cuando conectemos Entourage con el servidor Exchange se sincronizarán estos cambios entre ambos.

Esta forma de funcionamiento se identifica porque en lugar de aparecer debajo del icono Carpetas en Mi PC, todos los elementos de la cuenta Exchange se muestran con iconos separados debajo de un icono desplegable con forma de ordenador con un cable de red y con el nombre que le hemos dado a la cuenta Exchange al crearla.

Agendas de contactos

Nada más instalar Entourage y sin haber configurado cuentas de correo, tenemos ya a nuestra disposición una libreta de direcciones en la que podemos mantener toda la lista de nuestros contactos y que incluso podemos sincronizar con la Agenda de Mac OS X como ya explicamos.

Además, al crear una cuenta de Exchange se crea también una libreta de direcciones personal debajo del mencionado icono con el nombre Contacts y que además de en nuestro Macintosh se almacenará en el servidor Exchange.

Pero la integración con el servidor ofrece más posibilidades. Una de ellas es acceder al directorio de usuarios para poder recuperar automáticamente los nombres y direcciones de correo electrónico de todas las personas de la oficina.

Este directorio de usuarios es un servidor LDAP y se actualiza en la pestaña de opciones avanzadas de la cuenta de correo.

Cuando en Entourage creas un mensaje nuevo y haces clic en alguno de los campos de destino: Para, CC o CCO, se despliega el panel de direcciones. Al empezar a teclear una dirección de correo de un destinatario, el programa se conectará al servidor de directorio, recuperará todas las direcciones de correo coincidentes y las mostrará en un menú para que seleccionemos la adecuada.

Por ejemplo, si se teclea Garc, aparecerán todos los García de la empresa y podremos hacer clic directamente sobre el correcto.

Otra forma de buscar destinatarios para tus mensajes consiste en pulsar el botón con forma de ficha que aparece en la parte superior de este panel y que muestra en la parte derecha una lista de todos los contactos disponibles, contactos que puedes arrastrar a los campos Para, CC y CCO.

En la parte superior de este panel hay un menú que nos permite seleccionar que listado de direcciones usar.

En la parte superior aparecerán las libretas de direcciones asociadas a cada una de las cuentas de correo que hayamos configurado y en la parte inferior verás una opción Lista global de direcciones que al elegirla te mostrará todos los contactos que hay en el directorio de la empresa.

Carpetas de correo de Exchange

En un buzón POP3, los mensajes se guardan exclusivamente en nuestro ordenador, tanto los enviados, si hemos marcado esa opción, como los recibidos que pueden dejarse un tiempo en el servidor o bien borrarse de él pero de forma independiente a como los guardemos en nuestro Macintosh.

En cambio, como hemos explicado, las cuentas Exchange están sincronizadas con el servidor: los mensajes se guardan en local y podemos revisarlos incluso sin estar conectados a la red, pero el servidor guarda los mismos mensajes y si borramos uno en nuestro ordenador, se borra también del servidor (si no estamos conectados, los cambios se aplicarán la próxima vez que nos conectemos); si creamos carpetas y ordenamos los mensajes en estas carpetas, lo mismo sucede en el servidor.

Esta opción es útil porque proporciona una copia de seguridad de los mensajes y nos permite usar una interfaz web para acceder a nuestros mensajes en el servidor, pero también puede plantear algún inconveniente. Muchas empresas limitan el tamaño de los buzones de correo en el servidor, en el que se incluyen todos los mensajes enviados y recibidos y todos sus archivos adjuntos, obligando a borrar los mensajes antiguos. Además, si usamos Entourage para un buzón de correo Exchange y para otro u otros POP3, los mensajes de estos últimos aparecerán debajo del icono Carpetas de Mi PC mientras que los de Exchange estarán debajo de su propio icono.

Es posible solventar ambos problemas mediante unas sencillas reglas que muevan automáticamente tus mensajes desde el buzón In