En este artículo se muestra el funcionamiento de algunas de las características de Office para que pueda empezar a usarlas rápidamente… desde Mac OS X.

Aplicar formatos en Word

Una de las características más llamativas de la nueva versión de Word es la posibilidad de seleccionar líneas alternas de un documento. Uno de las principales usos de esta funcionalidad es aplicar un formato rápidamente.

Por ejemplo, para cambiar el tamaño y estilo de todos los títulos de sección de un documento, seleccione todas las líneas pulsando la tecla Manzana a la vez que las selecciona. Una vez elegidas, cambie el estilo y tamaño y estas modificaciones se aplicarán a todos los textos seleccionados.

Otra opción que puede aplicar a este tipo de selecciones está accesible en la paleta de formatos, en el menú desplegable Style. La primera opción de este menú es “Clear Formating”, que eliminará todos los estilos aplicados al texto seleccionado, ya sea un estilo definido como tal o bien tamaños, estilos de texto, alineaciones, separación entre párrafos, etc.

Usar los contactos

La libreta de contactos de Entourage tiene como condición principal el facilitar el manejo de direcciones de correo para el envío de mensajes, pero no es la única utilidad que tiene.

Si quiere incluir simplemente el nombre de una de las personas que tiene en la libreta de direcciones en un documento Word, en el menú Insert elija el submenú AutoText y allí el submenú Contacto. Aparecerá una lista de todos los nombres que tenga definidos en la lista de contactos de Entourage. Elija uno de ellos y aparecerá automáticamente insertado en el texto.

Si quiere incluir más datos además del nombre, en el menú Tools seleccione Address Book. Aparecerá una ventana con la lista de todas las direcciones definidas en Entourage. Eligiendo un nombre, en la parte inferior se muestra toda la información de esta persona, incluyendo su foto si la hubiera insertado previamente. Si en esta situación pulsa el botón Insert, en el documento se incluirá solamente el nombre de esta persona, al igual que sucedía en el caso explicado previamente. Si, en cambio, hace clic sobre el icono de una figura con un círculo rojo que aparece al lado de la dirección, le aparecerá un menú. La última opción de este menú es Copy Name And Address to Clipboard, elíjala y a continuación en su documento Word seleccione Pegar, apareciendo el nombre y dirección de esta persona en su documento.

Por supuesto, también puede pegar esta información en otro documento, pero para ello no es necesario que abra Word. Si tiene Entourage abierto, seleccione el icono Address Book, busque la persona cuyos datos quiere incluir y haga clic sobre su nombre. Le aparecerá toda su información, incluyendo sus direcciones (la personal y la del trabajo si ha introducido ambas) y en cualquiera de ellas podrá realizar la misma operación de copiar y pegar para insertar el nombre y la dirección en cualquier documento.

Correo

Una posibilidad poco utilizada, aunque está al alcance de la mano, es la de enviar un correo con un documento sin tener que acudir al proceso más largo de guardar el archivo en disco, abrir Entourage, crear un nuevo mensaje, pulsar el botón del clip, buscar el archivo guardado previamente e incluirlo y enviar el mensaje.

En lugar de esta larga secuencia de operaciones, si está editando el documento, sólo tiene que ir al menú File (en Word, Excel o PowerPoint) y en el submenú Send To Mail Recipient. Después de unos segundos aparecerá en pantalla una nueva ventana de mensaje de Entourage con el archivo que está editando, sólo tiene que rellenar el destinatario, el tema y si quiere añadir algún mensaje y pulsar el botón de enviar.

Esta operación envía el documento tal como esté en ese momento, con independencia de que lo haya guardado o no y si tiene guardada una versión anterior, no se enviará dicha versión, como sucedería si desde Entourage abre un nuevo mensaje e incluye el documento almacenado en disco, sino que el programa almacenará automáticamente esta versión de forma temporal y la enviará.

Recordatorios de documentos

Es muy frecuente tener que revisar un documento en cierto momento del futuro, ya sea una hoja de cálculo de previsiones o un informe en Word que tiene que actualizar todos los meses o sencillamente una presentación PowerPoint que está realizando y tiene que interrumpir por otras tareas más urgentes.

En todos estos casos existe un método muy sencillo para introducir una anotación en la lista de tareas de Entourage. Desde la aplicación en la que está creando el documento, en el menú Tools seleccione “Flag for Follow Up” y le aparecerá un diálogo en el que hay que introducir la fecha y hora en la que desea ser avisado.

Una vez llegada esa hora le aparecerá un aviso con el título del documento, aviso que podrá retrasar o cerrar como cualquier otra tarea que se programe en Entourage para que le vuelva a avisar en otro momento. Pulsando sobre el título de este documento (y no sobre el botón Open Item como inicialmente pudiera parecer) puede abrirlo directamente con la aplicación que lo creó.

De la misma forma, este aviso aparecerá en la lista de tareas pendientes, pero no resulta posible acceder al documento desde esta lista, por lo que en esta situación hay que buscarlo y abrirlo manualmente.

Autoclasificar nuevo correo

Las vistas personalizadas (consulte el cuadro “Vistas personalizadas en Entourage”) son útiles evidentemente si los diversos elementos de Entourage están clasificados: contactos, tareas, notas y correos. Estos últimos en especial son los más molestos, ya que previamente era necesario clasificarlos manualmente según se recibían o enviaban.

Ahora es posible que el programa lo haga automáticamente según se reciban los mensajes. La forma de hacerlo es aplicando a un mensaje la misma categoría que su autor. Por ejemplo, si una persona está clasificada como Personal, todos los mensajes que provengan de ella tendrán automáticamente la misma clasificación.

Para ello sólo hay que activar una opción en las preferencias del sistema.

En el menú Entourage elija General Preferences y en el diálogo que aparece pulse sobre la etiqueta Address Book. En la parte inferior de este apartado y bajo el apartado Messages, hay tres campos que puede marcar. Los dos primeros permiten que el programa enlace automáticamente los mensajes recibidos a la persona que los ha enviado, de forma que desplegando el menú Link del mensaje se puede abrir la ficha de esta persona, y en los mensajes enviados los enlaza automáticamente a la ficha de su destinatario. La tercera opción es la que permite clasificar los mensajes recibidos en la misma categoría de su emisor para poder ser identificados rápidamente por su color y que se muestren en las vistas personalizadas.

Gráficas y organigramas

Junto con Office se instalan algunas herramientas de creación de información. Las dos herramientas principales son Graph, para realizar gráficos estadísticos y Organization Chart para crear esquemas organizativos.

El primero sólo es posible emplearlo desde Excel (otra opción consiste en seleccionar Insertar: Imagen: Gráfico), mientras que al segundo se accede a través de