En este artículo nuestro objetivo va a ser desarrollar una base de datos para la gestión de un estudio de diseño. En ella vamos a incluir la facturación, el control de los gastos imputables a cada trabajo y el tiempo que cada miembro de la empresa dedica a una actividad en concreto. De esta manera podremos mostrar informes personalizados y ver, además de la facturación propiamente dicha, los picos de trabajo, el flujo del mismo, qué empleado tiene más actividades a su cargo, etc.

Para conseguirlo, vamos a partir de dos bases de datos (Clientes y Trabajos) que se unirán en una sola, que será la que realmente lleve toda la gestión y sobre la que nos vamos a centrar. A esta nueva base de datos la llamaremos Gastos Imputables.

1- Las bases del proyecto

La base de clientes es una base de datos convencional. Sólo hay un campo al que debemos prestar un poco de atención. El campo “Nombre de la Empresa” lo tenemos que marcar como un valor requerido y único para impedir introducir dos empresas con el mismo nombre.

El archivo Trabajos lo vamos a reservar para enumerar las características comunes a todos los trabajos. Crearemos un campo que enumere automáticamente de forma secuencial todos los trabajos (cada uno será un registro) según los vayamos introduciendo. Otros campos podrían ser el cliente, el comercial, una pequeña descripción, la fecha de entrada, la de salida y el tipo de trabajo que se realiza, etc.

También vamos a añadir un campo calculado para que nos indique cuántos días nos faltan desde la fecha del sistema hasta la fecha tope. El resultado de este campo nos va a servir para mostrar una especie de alarma con el trabajo más urgente. Y si lo ordenamos por este campo, veremos una lista de los trabajos pendientes y su urgencia, lo cual nos permitirá poder organizar mejor el estudio.

2- Gastos Imputables

La base de datos Gastos Imputables es el eje del proyecto. Aquí se van a unir las dos anteriores. Con Trabajos para mostrar, partiendo del número del trabajo, los datos del mismo y los días que tenemos todavía. Y con Clientes para cuando llegue el momento de realizar las facturas.

Gastos Imputables puede tener varias presentaciones. En principio nosotros vamos a desarrollar en este artículo tres de ellas (las más complejas) que son Añadir Gasto, la Factura e Informes por operario. Se podrían añadir informes por semanas, desgloses, etc. Después de leer este artículo y comprobar la sencillez de las operaciones necesarias, ya serás capaz de adaptarlo a la medida de tu empresa.

Una presentación no es más que una pantalla en la cual se introducen (o se muestran) una serie de campos (no tienen por qué ser todos). Para crearlas sólo hay que ir al menú Vista, seleccionar Modo presentación y después añadir una nueva. Para saltar de una presentación a otra lo más profesional es utilizar un botón que nosotros mismos nos creamos y al que añadimos un Guión que será, propiamente dicho, el que realice la acción de saltar de una a otra.

La definición de los campos, las relaciones y las listas de valores sí que son comunes a todas las presentaciones porque realmente pertenecen a la estructura de la base de datos. Los campos, relaciones y listas las puedes ir añadiendo según las vayas necesitando. En este sentido el FileMaker es muy potente y muy cómodo de usar, dentro de la definición de un campo te permite crear una lista de valores, por ejemplo.

En este caso se han creado tres listas de valores, una con el nombre de los operarios, otra con el número de planchas para filmar y la última para indicar si hemos realizado la imposición o no.

Para ir añadiendo los campos tendrás que tener en cuenta los grupos que vas a necesitar. Esto dependerá de cada caso. En este en concreto lo he dividido en 6 grupos: uno general, horas, páginas, escáner, impresiones, filmación y otros. Con esta división intentamos que un gasto solamente se pueda imputar a un trabajo y a un operario dentro de cada uno de estos casos. Esta división es un poco subjetiva. Cada empresa puede tener la suya, todo depende de la organización interna de cada empresa. Este ejemplo está pensado para que cada gasto se anote por separado aunque perfectamente se podrían incluir en un mismo registro varios gastos (maquetación y filmación, por ejemplo).

Dentro de cada grupo se han ido creando los campos necesarios para poder calcular un subtotal. Después sumaremos todos los subtotales dentro de cada registro.

Primero creamos y colocamos en la presentación el campo “Número de trabajo”. A continuación, usando las relaciones nos traemos los datos (de Trabajos) que consideremos importantes, como son la fecha, el nombre del trabajo y de la empresa y los días que nos quedan.

3- Las relaciones y actualizaciones entre bases de datos

Una relación entre bases de datos nos permite compartir información de una base de datos a otra. Para ello tienen que tener en común el contenido de un campo (solo el contenido, no el nombre del campo). Una vez creadas las dos bases de datos y desde la base de datos maestra nos vamos al menú Archivo, Definir relaciones. Creamos una nueva y seleccionamos los nombres de los campos coincidentes.

Cada vez que usemos una relación FileMaker lo muestra con el símbolo :: delante del campo. Cualquier cambio en el archivo relacionado se actualizará en el acto en el archivo maestro. Otra característica parecida es la de realizar actualizaciones entre archivos. La diferencia es que en este caso se copia el valor en el archivo maestro.

El segundo bloque es el de cada uno de los gastos. Primero meteremos a todos los trabajadores como una lista de valores con botones circulares. Después iremos metiendo en la presentación cada uno de los campos que consideremos necesarios para que todos los gastos estén descritos. Cuanto más detallado sea más facilidades y posibilidades tendremos para sacar los informes más adelante.

Por ejemplo, podemos incluir a qué hora comienza y la hora en la que se acaba un trabajo por parte de un operario. Usaremos dos campos calculados, el primero que nos reste la hora final de la hora de comienzo y hallar de este modo el tiempo total de trabajo. El otro campo calculado servirá para que ese tiempo lo multiplique por lo que cobra cada operario por hora (que no tiene por qué ser lo mismo para cada trabajador).

Los campos cálculo tienen muchas utilidades. Permiten realizar multitud de operaciones, desde aritméticas hasta lógicas, y por supuesto se pueden utilizar además de valores numéricos y alfanuméricos, otros tipos de valores como horas, fechas y texto.

El uso de un campo calculado es bastante sencillo. En la pantalla de definición de campos seleccionamos el tipo calculado. Al pulsar sobre Opciones, en la parte izquierda vemos una lista con los campos con los que podemos operar. No solo dentro de nuestra base de datos, sino que desde allí mismo podemos establecer una nueva relación y coger campos de otras bases de datos (que coincidan con el nuestro por lo menos en el valor de un campo).

La parte central está dedicada a los operadores y en la derecha vemos una lista de todas las funciones que podemos usar. Como se ha comentado antes estas operaciones (o funciones) se dividen en 13 grupos: de texto, numéricas, de fecha, de hora, de agregación, de sumario, de repetición, financieras, trigonométricas, lógicas, de estado, de dise&#