En este artículo paso a paso veremos cómo podemos crear dos salidas diferentes a partir de un documento original. La salida estándar, que sería la filmación para la impresión convencional y la de un PDF para su envío como documento electrónico: con sus enlaces, marcadores, índices, sonidos y elementos multimedia, etc. Esta capacidad de InDesign se puede utilizar en la creación de memorias, boletines, manuales, libros, etc. Es más, se puede incorporar interacción a los documentos.

La mejor aplicación para realizar este trabajo es la última versión de InDesign (CS) ya que al llevar incorporado el motor para la creación de archivos PDF de Acrobat Distiller nos proporciona versatilidad (y rapidez) a la hora de trabajar para estas dos salidas, tal y como podremos ver más adelante.

Para la versión correspondiente al documento interactivo es aconsejable ver el resultado con Acrobat Reader (aunque la aplicación de Vista Previa funciona bastante bien). El Reader de Adobe, además de ser más completo, va a permitirnos comprobar el documento con la misma aplicación con la que lo verán nuestros clientes, porque seguramente muchos usen Windows y otros aún no hayan actualizado sus equipos a Mac OS X. En la parte inferior del documento que utilizaremos como ejemplo dejaremos un espacio reservado para incorporar unos botones que nos permitan avanzar y retroceder una página y volver al índice. También pondremos marcadores y enlaces dentro del documento y a la página web de quien lo edita.

1- Estructura del documento

Lo bueno de este trabajo es que la estructura va a ser idéntica para ambos casos. De hecho sólo trabajaremos con un documento. Así simplificamos el trabajo y reducimos al mínimo las posibilidades de error.

Nos podemos ayudar de las capas y poner en una nueva capa los elementos que sólo sean para el libro electrónico (los botones, por ejemplo) pero ni siquiera esto es necesario porque a la hora exportar como archivo PDF podemos incluir o no los elementos interactivos (marcadores, hipervinculos, etc).

Si lo hacemos en la misma capa vamos a tener que ver siempre los elementos interactivos, y pensar que en la edición impresa no van a aparecer. Esto puede molestar un poco a la hora de diseñar el documento.

2- Navegar por la estructura del documento

Los marcadores equivalen a un índice de contenido. Son de mucha utilidad porque nos muestran la estructura del documento. Cuando abramos el documento en Acrobat Reader veremos la estructura de marcadores a la izquierda de la ventana principal, en la ficha de Marcadores. Desde la aplicación Vista Previa se ven mostrando el cajón (en el menú Visualizar).

En el caso de que no lo esté, selecciona esta paleta con la opción Marcadores del submenú Interactivo en el menú Ventana.

Crear un marcador es bastante fácil. Por ejemplo, selecciona el titular de tu documento y pulsa el icono Nuevo en la paleta Marcadores. InDesign utilizará el texto que esté seleccionado en ese momento como etiqueta del marcador.

Los marcadores tienen la particularidad de agruparse en un máximo de tres niveles; como ocurre por ejemplo cuando existen varios ladillos (o apartados) dentro de un capítulo. Para contraer el árbol jerárquico de los marcadores padre sólo hay que pulsar sobre el triángulo de la izquierda en la paleta.

Para crear un marcador hijo, es decir un nuevo elemento descendente en la jerarquía de un marcador, es necesario seleccionar en primer lugar el marcador en el que vaya a estar contenido.

También es posible cambiar el orden de los marcadores; basta con arrastrarlos a la nueva posición. Y si queremos que el listado los muestre según el orden de aparición real de los textos que referencian, hay que seleccionar la opción Ordenar marcadores en el menú Paleta.

Otra ventaja de esta paleta Marcadores es que podemos utilizarla para navegar por todo el documento desde el propio InDesign. Un “inconveniente” de esta característica es que los marcadores no pasan de un documento a otro al copiar y pegar.

3- Crear botones interactivos

Esta es la paleta de herramientas que debes utilizar para editar y añadir botones interactivos a los documentos. Para crear uno de estos elementos hay que seleccionar la herramienta de crear botones y arrastrar sobre el documento para definir la zona que va a ocupar el botón. Por omisión podemos elegir botones con tres estados diferentes y otro más en el que podemos personificar cada uno de los estados.

Los estados principales son Soltado (es el estado por omisión hasta que el puntero se introduce en el área de botón), Rollover (el puntero está dentro del botón) y Pulsado (el puntero está dentro y hacemos clic).

Si hacemos doble clic sobre el botón nos muestra un cuadro de diálogo donde podemos marcar la acción que deseamos que realice. En la primera parte del cuadro podemos indicar el nombre, una descripción y la visibilidad que tendrá dentro del documento PDF final. En la segunda parte, correspondiente a los comportamientos, podremos definir para cada acción un comportamiento determinado con unas opciones.

Un evento es una reacción a una acción concreta. Esto quiere decir que ante la acción de pulsar dentro del botón de siguiente página, por ejemplo, el programa Acrobat va a realizar el comportamiento de ir a la siguiente página con un nivel de ampliación determinado. Una vez elegido pulsamos sobre Añadir y la acción pasará a la derecha de la ventana.

Comportamientos de botón. Los diferentes comportamientos que se pueden asignar a los botones son Cerrar o Salir; Ir a anclaje, que permite ir al marcador o anclaje de hipervínculo seleccionado; Ir a pagina…, que nos permite desplazarnos a la primera página del documento, la última, la siguiente o la anterior; Ir a vista anterior/siguiente vista, que sólo funciona cuando se ve el PDF a través de un navegador web y equivale a pulsar sobre los botones de adelante o atrás; Ir a URL, acción que abre en el explorador una página web determinada; Película/Sonido, que sirve para controlar la reproducción; Abrir archivo: abre el archivo especificado (no tiene por qué ser un PDF); Mostrar/Ocultar campos, y que permite mostrar u ocultar los campos en un PDF; y por último Ver zoom, mediante la que se puede cambiar el nivel de ampliación para la vista del documento.

4- Hipervínculos

Se trata de la última de las tres opciones básicas para proporcionar interacción a un documento. Se usa básicamente para que el lector de documentos PDF pueda saltar a otra ubicación del documento, a otro documento o a un sitio web.

El funcionamiento es muy parecido al de los marcadores. Primero se realiza una selección del texto o del elemento dentro del documento y después se pulsa sobre el icono de Nuevo dentro de la paleta de Hipervínculos. A continuación se muestra un cuadro de diálogo donde podemos introducir el nombre del hipervínculo, el destino y la apariencia. Dentro del destino se puede elegir el documento, el tipo, el nombre y la dirección. En la parte de la apariencia podemos cambiar la apariencia de cada hipervínculo (todos pueden ser diferentes).

Si se repite el mismo destino (por ejemplo, ir a la página del índice) podemos dar un nombre a ese destino en concreto. Para ello, desde la paleta de Hipervínculos, en el menú, seleccionamos la opción de Nuevo destino de hipervínculo.