iView Media Pro, en el momento de escribir este artículo por la versión 1.5, es la solución de iView (www.iview-multimedia.com) que roza la perfección para la catalogación de documentos: económico (70 Euros, o gratuito si ha adquirido Toast Titanium), está disponible una versión del programa y de la documentación en castellano, funciona en Mac OS X, y no sólo puede catalogar todos los formatos de archivo compatibles con QuickTime, ya sean de imagen, vídeo, sonido o PDF, sino también los documentos de QuarkXPress, PageMaker, InDesign, las fuentes instaladas, o los archivos almacenados en discos PhotoCD de Kodak o los generados por las cámaras de Nikon y Olympus en formato RAW. A ello hay que añadir un funcionamiento sumamente sencillo e intuitivo, y que las opciones proporcionadas por el programa para la organización de todo el material recogido en los catálogos son muy superiores a las proporcionadas por iPhoto, el software gratuito de Apple. Como extras a las funciones inherentes de un programa de catalogación de archivos digitales, iView suma las de reproductor para crear una proyección o pase de diapositivas de las imágenes o archivos seleccionados del catálogo, en el que se pueden aplicar, entre otros parámetros, diferentes tipos de transición o tiempo de visionado para cada diapositiva, la creación de una galería en formato HTML o crear una copia de seguridad del catálogo en CD-R, operación en la que puede enlazar directamente con Toast del fabricante Roxio (www.roxio.com) en el caso de que esté instalado este programa en el disco duro.

Aunque es cierto que existen soluciones más completas para la catalogación de archivos, orientadas a grupos de trabajo y basadas en una arquitectura cliente/servidor, como por ejemplo Cumulus (www.canto.com), iView ofrece las opciones y potencia suficientes para cubrir las necesidades de catalogación de un único usuario o de un pequeño grupo de hasta cinco usuarios, con capacidad para catalogar los archivos almacenados en el disco duro local o en cualquier dispositivo de almacenamiento externo, incluyendo los volúmenes compartidos en red.

En este artículo veremos las principales pautas de trabajo con este programa en las áreas de catalogación, creación de grupos, categorías y asignación de palabras clave para facilitar las operaciones de búsqueda.

Antes de comenzar, puede descargarse una versión de evaluación del programa desde www.iview-multimedia.com/global/esp.

1- Crear un catálogo

Cuando se ejecuta iView por primera vez el programa se abre con un catálogo vacío. Para añadir nuevos elementos sólo hay que arrastrar el icono de la carpeta o volumen a catalogar sobre la ventana del catálogo. Aunque válida para la mayoría de los casos, sobre todo si se trata de carpetas que contengan exclusivamente archivos de un tipo determinado, en el caso de que intente catalogar todos los contenidos de su disco duro lo más probable es que el programa salga inesperadamente debido a un error.

Para tener mayor control sobre los archivos que se van a añadir al catálogo, y también para aumentar la velocidad de procesado, acceda a la ventana Opciones de importación (Comando-Mayúsculas móvil-I) y seleccione la lengüeta Durante la importación (A). Marque las casillas Ignorar alias e Ignorar archivos invisibles para que no se añadan al catálogo este tipo de archivos. En el caso de que estuviese marcada, desactive la casilla Ignorar miniaturas ya existentes, lo que agilizará la velocidad del programa al no tener que crear las imágenes de previo para aquellos archivos que ya tengan una, como los generados con Photoshop.

También puede tener mayor control sobre el tipo de archivos que se añadirán al catálogo seleccionando la lengüeta Tipos de contenido, donde puede marcar las casillas correspondientes a los formatos que quiere incluir durante el rastreo de archivos: imágenes, sonido, películas, ilustraciones, EPS, archivos DTP (XPress, InDesign o PageMaker), etc.

Si va a incluir en el catálogo los archivos DTP de XPress es recomendable que instale en esta aplicación la Xtension iView XT, ya que de lo contrario se añadirá el previo del documento en blanco y negro.

También puede marcar la casilla Crear grupos usando nombres de carpeta en el caso de que tenga los archivos bien organizados en su disco duro. De este modo, si tiene sus fotografías organizadas en carpetas con nombres como “Grecia”, “Carruajes”, “Animales”, etc., el programa creará automáticamente grupos con esos mismos nombres durante la importación, facilitando las posteriores operaciones de búsqueda de archivos comunes.

Otra opción para afinar los archivos que se incluirán en el catálogo es utilizar los criterios reunidos en la lengüeta Búsqueda. Su funcionamiento es similar a los campos de búsqueda personalizada de Sherlock, y resulta bastante eficaz para importar, por ejemplo, sólo los archivos de alta resolución de las cámaras digitales en las que también existe un archivo con la versión de baja resolución para la misma fotografía.

2- Depurar el catálogo

Aunque haya tomado las precauciones indicadas en el anterior punto puede suceder que se “cuelen” en el catálogo archivos duplicados, especialmente cuando se trata de archivos gráficos (por ejemplo dos fotografías tomadas consecutivamente), que sólo servirán para aumentar el tamaño del archivo generado por el programa.

Para detectar y borrar del catálogo los archivos duplicados seleccione la función Mostrar duplicados en el menú Buscar. Esta función examina el contenido de los archivos para detectar no sólo aquellos que sean idénticos sino también los que tengan un encuadre muy similar en el caso de las imágenes.

Para ejecutar la búsqueda y obtener los resultados deseados es suficiente con utilizar el ajuste presentado por omisión (Aproximado). Si elige el valor Ajustado, el resultado sólo mostrará las imágenes que sean exactas, mientras que si lo desplaza hacia Libre se incluirán entre los resultados aquellos encuadres de una misma imagen cuya variación sea bastante importante, o que mantengan el encuadre y varíe la información de la imagen (por ejemplo el color), reduciendo la utilidad de la búsqueda.

Para aumentar el éxito de la búsqueda, marque también la casilla Comparar ítems con nombres parecidos.

3- Organizar los materiales

En un catálogo de unas decenas de archivos es bastante sencillo encontrar el que necesita en unos pocos segundos, pero cuando se trata de buscar una imagen, película, sonido, archivo PDF o tipografía en un catálogo con más de 4.000 entradas el asunto ya se complica bastante.

iView incluye tres funciones principales para la organización de los elementos de un catálogo: la creación de grupos y la asignación de categorías y palabras clave. Puede pensar en los grupos también como categorías, mientras que las palabras clave tienen como misión incluir información más específica de cada uno de los elementos, para que sirva de ayuda durante las operaciones de búsqueda con el objetivo de hallar los archivos que tengan características comunes aunque sean de distintas categorías. Por ejemplo, en el caso de aparatos inform