Si es usted aficionado o profesional del Macintosh, es probable que tenga más relación con el diseño gráfico que con el márketing, las ventas, o las finanzas. Es posible que no haya creado nunca una presentación con una herramienta como PowerPoint, pero es muy fácil que alguna vez haya visto una conferencia o presentación en la que los ponentes hiciesen uso de un ordenador y una presentación creada con PowerPoint para apoyar su discurso. Y seguramente haya visto con horror la escasa preocupación por la estética de la mayoría de estas presentaciones.

PowerPoint es la aplicación más extendida para la creación de presentaciones. Funciona igual en Macintosh que en Windows, es relativamente fácil de usar y dispone de un gran número de opciones para integrar gráficos, sonidos, animaciones, transiciones entre diapositivas y hasta algunas opciones de interactividad. Si quiere echar una mano a sus compañeros de los departamentos más aficionados a las presentaciones (es posible que ya se lo hayan pedido alguna vez), en este artículo encontrará como comenzar a manejarse con soltura con PowerPoint y algunos consejos para mejorar sus presentaciones si ya es usuario de PowerPoint, pero con pocas habilidades para el diseño gráfico.

La filosofía de PowerPoint

Como cualquier herramienta para crear presentaciones, la filosofía de PowerPoint se basa en ir insertando diapositivas que se irán proyectando en la pantalla cuando usted pulse la barra espaciadora, haga clic con el ratón o pulse las teclas de cursor. En principio no parece gran cosa, pero PowerPoint dispone de herramientas para crear la presentación de principio a fin: desde el boceto o guión de la que será su presentación, pasando por las imágenes, textos, gráficas estadísticas, organigramas y diagramas de flujo, hasta el ensayo de la duración de cada diapositiva o la grabación de las locuciones.

Más allá de las plantillas predefinidas. Si su inquietud se centra más en acabar cuanto antes la presentación, es probable que esté predestinado a tenerse que contentar con la utilización de las plantillas predefinidas que proporciona PowerPoint. Desde luego es la forma más fácil de comenzar a trabajar: tan sólo debe elegir un diseño que se adapte al tono de la presentación o incluso un guión tipo si no sabe por dónde comenzar (PowerPoint incluye guiones predefinidos para presentaciones de resultados, para motivación de equipos, etc.).

Sin embargo, como seguramente habrá podido comprobar si las ha utilizado, no destacan por su elegancia y es probable que usted o su compañía deseen disponer de una plantilla atractiva y que se adapte a su imagen de marca. Por supuesto, puede ir añadiendo imágenes, textos, animaciones, etc., a sus diapositivas y modificar el estilo predefinido para adaptarlo a sus necesidades, pero si lo que quiere es algo más original deberá comenzar desde cero.

Trabajar antes para trabajar menos. La mejor forma de comenzar es crear lo que PowerPoint denomina diapositiva patrón y que podría definirse como la diapositiva maestra de la presentación. En esta diapositiva podrá asignar las tipografías que va a utilizar, el fondo de las diapositivas, la gama de colores, etc. No se asuste ya que, como si de un programa de maquetación se tratase, siempre puede cambiar después la diapositiva maestra o patrón si hay algún elemento que no le convence y PowerPoint adaptará automáticamente todas las diapositivas de la presentación a los cambios.

Crear un diseño base para las diapositivas. Para editar la diapositiva patrón, en el menú Ver elija la opción Patrón/Patrón de diapositivas. Una vez esté en la diapositiva patrón o diapositiva maestra, mediante las herramientas de la paleta de formato, proceda a realizar los cambios en los tipos de fuente, tamaños, situación de los bloques de texto, etc. que desee y estos se mantendrán a lo largo de todas las diapositivas que vaya insertando en su presentación. Asimismo, en el bloque central de texto, podrá definir el aspecto de los marcadores de los apartados (los niveles). Por omisión, PowerPoint introduce boliches y guiones para los distintos niveles, pero si desea cambiarlos por otros (incluyendo símbolos de tipo Zapf Dingbats o una imagen) puede hacerlo desde la paleta de formato en el apartado Numeración y viñetas. En la diapositiva patrón también puede añadir un fondo creado con las herramientas de PowerPoint o incorporando una imagen creada en cualquier otra aplicación gráfica como Photoshop.

Una vez que haya definido el patrón, ya puede ir añadiendo diapositivas a su presentación volviendo a la vista normal (en el menú Ver). Cada vez que elige Nueva diapositiva en el menú Insertar, PowerPoint le mostrará las configuraciones tipo de las diapositivas. Si no encuentra ninguna que se adapte a lo que desea no se preocupe, ya que puede modificar a su gusto la configuración de partida para añadir más gráficos, tablas, imágenes o bloques de texto.

Cuidado con las fuentes. Si es usted diseñador gráfico seguro que sabe que la elección de las tipografías es una de las claves principales del aspecto de cualquier documento (ver cuadro Consejos para mejorar sus presentaciones). Si está creando una presentación que se va a exponer desde su propia máquina (la situación ideal) no hay problema en elegir cualquiera de las fuentes instaladas en su Mac, pero si se trata de una presentación que va a reproducirse en otra máquina deberá tomar algunas precauciones. Si la presentación va a realizarse en otro ordenador, cerciórese de que dispone de las fuentes utilizadas en su presentación o se verá sorprendido con una Helvetica o una Times donde usted había asignado una Futura o una Bodoni. Otro punto a tener en cuenta es la posibilidad de que las tipografías, aun estando instaladas en el ordenador que vaya a realizar la presentación, tengan pequeñas diferencias, por lo que es conveniente activar la casilla “Ajustar línea de texto de la Autoforma” en la paleta Formato. Por último, revise la presentación en el ordenador que se va a realizar para tratar de corregir cualquier inconsistencia.

Imágenes, vídeo y sonido

PowerPoint admite la mayoría de los formatos comunes de imagen ya que, además de los formatos típicos de Windows, puede utilizar cualquiera de los tipos imagen o vídeo que pueda manejar QuickTime. Para insertar una imagen, tan sólo hay que seleccionar esta opción en el menú Insertar y elegir si se desea utilizar una imagen de la galería de Office o una imagen almacenada en su ordenador. Al igual que en otras aplicaciones de Office, también puede adquirir las imágenes desde su escáner o cámara digital y tratarlas directamente en PowerPoint, aunque dado lo limitado de las opciones no es lo más recomendable.

Para incorporar un clip de vídeo en una diapositiva, seleccione esta opción desde el menú insertar y verá como aparece una pequeña paleta de herramientas. Mediante esta paleta podrá reproducir o detener la película y definir si desea que ésta se reproduzca en forma de bucle, así como elegir el fotograma póster (el fotograma que se muestra antes de comenzar la película). Si hace clic sobre la película con la tecla de control pulsada (o desde la paleta formato en el apartado