Mucho antes de que Microsoft Word dominase el terreno de las aplicaciones de tratamiento de texto, se suministraba  un programa llamado MacWrite con cada Mac. La versión original de MacWrite estaba basada en una tecnología licenciada a Quark (sorprendentemente, importar el texto de esta aplicación en Quark no está exento de problemas). Si Quark procesaba los textos en la década de 1980, ¿cómo es que XPress no hace un mejor trabajo al importar los archivos de tratamiento de textos de la actualidad?

Afortunadamente, con sólo seguir unas pocas reglas y procedimientos puede mejorar el rendimiento de QuarkXPress y ahorrar tiempo y problemas para no tener que volver a aplicar el formato original. Tenga en cuenta que este artículo se centra en la importación de los documentos de Microsoft Word debido a que son los menos modificados por XPress. No obstante, la mayoría de las aplicaciones de tratamiento de textos pueden guardar los archivos en formato Word, de modo que este artículo puede resultarle de utilidad aunque no utilice Word.

Obtener el texto

Los comandos Copiar y Pegar pueden parecer la opción más sencilla, pero hágase un favor y no intente cortar texto desde Word y pegarlo en XPress. Seguramente se pegue el texto, pero se perderá todo el formato. Cuando se trata de mantener las hojas de estilo, las negritas, el texto en cursiva, el tamaño de las fuentes u otra información de formato, la mejor opción es utilizar el comando Obtener Texto, ubicado en el menú Archivo.

El cuadro de diálogo Obtener Texto tiene dos opciones: Convertir comillas e Incluir hojas de estilo. La primera opción le permite convertir las comillas rectas en comillas voladitas y los dobles guiones a guiones largos.

La segunda opción indica a XPress si debe leer las hojas de estilo del archivo (consulte el cuadro “Importar estilos de Word”). Si no selecciona la opción Incluir hojas de estilo, el texto importado se trata con la hoja de estilo seleccionada y no se corresponderá con su aspecto en Word. Incluso peor, aplicar un nuevo estilo tendrá poco o ningún efecto sobre dicho  texto. Por ello, siempre activo la opción Incluir hojas de estilo al importar archivos de Word.

Perdido en la conversión

Debido a que XPress y Word tienen diferentes conjuntos de características, no siempre es una tarea sencilla importar archivos de texto con formato. Por ejemplo, XPress convierte las tablas de Word en texto delimitado por tabuladores. XPress también ignora el ajuste de página de Word (incluyendo las columnas, los bloques de texto y los márgenes), así como la numeración automática de párrafo. Las notas a pie de página de Word aparecen al final del texto importado. Las letras capitulares de Word, así como otros ajustes de formato específico, como los bordes o el sombreado, en rara ocasión se importan correctamente.

Hay algunos consejos para dos de estos problemas. Para mantener una tabla laboriosamente creada en Word, guárdela como archivo PDF y, a continuación, impórtela en una caja gráfica de XPress. (Por supuesto, no podrá editar la tabla posteriormente, y tampoco podrá cambiar el tipo.) Para mantener la numeración automática, guarde el archivo de Word como documento de Word 5.0, 5.1 o 6.0 antes de importarlo.

Estudio de caracter

Con independencia de que Quark diga lo contrario, puede tener problemas al importar documentos de Word para Windows en QuarkXPress de Macintosh. He visto todo tipo de problemas, en la mayoría de los casos al importar caracteres “especiales” como las comillas voladitas y los guiones largos, que a menudo se convierten en símbolos sin ningún sentido. La mejor solución es abrir el archivo de Windows en una versión de Word para Mac y guardar el documento con un nuevo nombre antes de importarlo en XPress.

No importa qué tipo de problemas tenga, asegúrese de descargar la última versión de los filtros de importación desde www.quark.com/files.

Conclusión

Aunque en el futuro XPress incluya un tratamiento de textos, seguramente continuaremos trabajando con miles de archivos procedentes de otras aplicaciones. Con una planificación adecuada, y un uso estricto de las hojas de estilo, no tendrá ningún problema con Word.

Importar estilos de Word

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El paso más importante que debe realizar al importar un documento de Microsoft Word en un archivo de QuarkXPress es asegurarse de que los nombres de las hojas de estilo sean los mismos en ambos documentos. Los ajustes de formato pueden ser completamente distintos, pero XPress puede cambiar las definiciones de Word por las suyas siempre que coincidan los nombres de las hojas de estilo.

TRUCO: Para asegurarse de trabajar con los mismos nombres de las hojas de estilo en ambos programas, importe algún texto de Word en un documento de XPress que tenga hojas de estilo y cuyos nombres sean distintos. XPress añadirá automáticamente los nombres de las hojas de estilo de Word a la lista de Hojas de estilo, donde podrá volver a definirlas.

Convertir las hojas de estilo de Word a XPress es sencillo:

1- Exceptuando el uso ocasional de cursivas u otras opciones de énfasis, utilice las hojas de estilo de Word, no el formato local (consulte el cuadro “Vigile el signo +”).

2- Al importar el documento en XPress con Obtener texto, asegúrese de activar la casilla Incluir hojas de estilo.

3- Si los estilos están definidos de diferente modo en los dos programas, XPress le preguntará qué versión quiere utilizar. Elija Utilizar la existente, acción que elimina las definiciones de Word y aplica los estilos de XPress.

4- En algunos casos, Word guarda extrañas hojas de estilo (como el estilo de caracter denominado Fuente de Párrafo por omisión), que probablemente desee borrar para trabajar con mayor claridad.

Vigile el signo +

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Es un problema frecuente: antes de importar un documento de Word, alguien selecciona todo el texto y cambia su tipo y tamaño. Al aplicar el formato de forma local en vez de modificar la hoja de estilo, este se mantendrá al importar el documento en Xpress. Al intentar aplicar una nueva hoja de estilo, el texto no se adaptará correctamente.

Un modo de evitar este problema es dirigirse a la paleta Hojas de estilo de XPress y aplicar al texto en primer lugar el estilo “Sin estilo” y, a continuación, aplicar la hoja de estilo deseada. No obstante, esta acción elimina también todo el formato local, incluyendo las palabras en negrita o cursiva que usted desee mantener. He aquí una técnica para eliminar el formato local no deseado, al mismo tiempo que se conserva el formato deseado:

1- Haga clic en el texto y verá el signo “+”en la paleta Hojas de estilo, indicando que hay formato local.

2- Edite los ajustes de la hoja de estilo de XPress, de modo que se corresponda con las características del texto importado de Word.

3- Haga clic en Guardar en el cuadro de diálogo de Editar hojas de estilo. Observe que el signo “+” ya no está en la paleta de Hojas de estilo.

4- Edite de nuevo los ajustes de la hoja de estilo y ajústela a los parámetros de formato que desee.

Voilà, el formato local desaparece, manteniendo el resto de las características deseadas.

DAVID BLATNER es el autor del libro The QuarkXPress 4 Book (Peachpit Press, 1998) y de tres v&