La última versión del paquete de ofimática de Microsoft viene cargada de herramientas destinadas a hacer nuestro trabajo más eficaz y productivo. Conseguir aprovechar todas las posibilidades de Office 2004 puede ser difícil dada la cantidad de opciones disponibles. En este artículo te mostramos cómo sacar partido a las novedades más importantes.

Todos los programas han tenido ampliaciones y mejoras, pero probablemente estas sean más llamativas en Entourage, el gestor de información personal o PIM, que Microsoft ha creado específicamente para Macintosh.

Cuentas de correo

Esta versión de Entourage permite crear nuevas cuentas de correo rellenando los campos de un diálogo tal y como se hace en Mail y otros programas de correo electrónico, pero también puede hacerse de forma guiada mediante una serie de pantallas como sucedía en la versión anterior (aunque en dicha versión la opción guiada era la única opción mientras que en este caso es la que se muestra por omisión).

Una nueva opción de Entourage 2004 se muestra al acabar de introducir todos los datos en el modo guiado. En esta versión se muestra otro paso con un botón en su parte superior etiquetado “Comprobar mi configuración”.

Esta nueva herramienta comprueba en este momento que todos los parámetros de conexión son correctos (tienes que estar conectado a Internet para ello) y si todo está bien te sacará en el recuadro inferior un mensaje “Se ha comprobado correctamente la configuración de la cuenta” y en caso contrario te dirá el error que ha tenido con un mensaje “Algunos de los ajustes de configuración de cuenta no son correctos”, si en este momento pulsas la flecha a la izquierda verás en la ventana anterior en rojo los campos que el programa cree que están mal. De esta forma puedes corregir sencillamente los fallos que hayas cometido.

Finalmente, cuando te funcione correctamente sólo has de dar un nombre a la cuenta en la última pantalla. Ya estás listo para recibir mensajes.

Prevenidos contra el spam. Una adición importante a la función de correo de Entourage es un filtro anti-spam. Este filtro se instala con el aprendizaje ya realizado y sin necesidad de darle pistas es capaz de filtrar directamente la mayor parte de los mensajes basura. Para aquellos casos en los que algún correo se escapa, un nuevo botón Junk en la barra de herramientas marca el mensaje seleccionado como spam y lo envía a la carpeta de correo basura, además de examinar dicho mensaje para aprender a filtrarlo. Las pruebas demostraron que este filtro es más efectivo que el incorporado en Mail después de un buen aprendizaje.

Gestión de proyectos. Pero Entourage es mucho más que un programa de correo. En la ventana aparece el nuevo botón “Centro de Proyectos” pensado para que puedas reunir de una forma más sencilla toda la información relacionada con un proyecto determinado.

La creación de un proyecto es una tarea sencilla; basta con pulsar el botón Nuevo Proyecto de la parte superior e ir siguiendo los pasos que aparecen en los diálogos y que solicitan toda la información, incluyendo nombre, fecha límite del proyecto, color para asociar a las tareas y mensajes, etc. Con un poco de práctica descubrirás todas las opciones de esta nueva sección de Entourage, añadiendo tareas y citas a un proyecto y haciendo que los correos se añadan automáticamente a un proyecto por su remitente o por el tema.

Compartir el proyecto con otros usuarios de la red también es una operación inmediata, pudiendo compartir citas, tareas y documentos con estos usuarios simplemente empleando el botón compartir. Esta opción, que no está disponible en otras versiones de Microsoft Office, ni siquiera para Windows, es muy potente, pero debes tener cuidado en su uso ya que para compartir un proyecto Entourage almacena toda la información en un servidor y la seguridad y privacidad del proyecto estará determinada por los permisos de acceso que otros usuarios tengan sobre dicho servidor.

Lo que no es tan evidente es que desde Word, Excel o PowerPoint puedes añadir fácilmente un documento a un proyecto (guardándolo en la carpeta asociada al proyecto y pudiendo compartirlo con los demás usuarios) utilizando la paleta Herramientas.

De las cuatro opciones que aparecen en la parte superior de esta paleta, la derecha permite gestionar proyectos y realizar las tareas más típicas. La cabecera de esta paleta muestra el primer proyecto, pero puedes seleccionar cualquier otro que tengas creado, además de añadir citas a la agenda, crear tareas y editar las notas del proyecto.

Además de estas opciones, dos botones en la parte superior permiten añadir el documento actual al proyecto o eliminarlo. Al añadirlo el documento no se mueve de donde lo hayas guardado, pero en la carpeta del proyecto en la que Entourage guarda toda la información relativa a este objetivo, se crea un alias al documento.

Importar contactos desde la agenda

La opción Importar del menú Archivo de Entourage 2004 permite importar los datos de mensajes de correo y de cuentas desde el programa Mail de Apple, pero no ofrece la posibilidad de transferir todos los contactos definidos en la agenda, opción que tampoco existía en Entourage X. Pero en Entourage 2004 realizar esta transferencia es muy sencillo siguiendo estos pasos:

- Arranca ambos programas.

- En Agenda, elige el grupo Todo en el panel de la izquierda.

- A continuación haz clic en el panel central, que tiene el título Nombre, y a continuación elige Seleccionar Todo en el menú Edición.

- En Entourage haz clic en el botón Libreta de direcciones en la esquina superior izquierda.

- Cambia a Agenda y arrastra todas las fichas seleccionadas al panel superior derecho de Entourage donde aparecen las líneas de todos los usuarios.

- Después de unos segundos te aparecerán todos estos usuarios duplicados en Entourage.

Si quieres preservar los grupos que tienes definidos en la agenda, haz el mismo proceso pero en lugar de seleccionar Todo en el panel de la izquierda, elige cada grupo en orden con todos sus contactos y después de arrastrarlos, seleccionalos en Entourage y en el menú Edición asígnales una categoría.

Con este método se importan casi todos los datos de una a otra agenda incluyendo las fotografías asociadas, pero ten cuidado porque no se copian las notas que tengas asociadas a cada contacto ni la información de mensajería instantánea.

Exportación de mensajes

Si necesitas exportar tus mensajes de correo a un formato estándar, ya sea porque quieres cambiarte a otro programa de correo o para utilizar alguna aplicación de terceras partes, puedes hacerlo de una forma muy sencilla.

En el menú Archivo de Entourage selecciona Exportar. Aparece un diálogo que te ofrece exportar los contactos a un archivo de texto separado por tabuladores o exportar los elementos que elijas a un archivo Entourage.

Elige esta segunda opción y si quieres exportar todo el correo elige “Todos los elementos” o bien “Elementos que pertenezcan a la categoría” y elige una de las categorías predefinidas.

En la parte inferior deja marcado únicamente el cuadro Mail. Pulsa la flecha para ir a la pantalla siguiente y contesta si quieres que se borren los mensajes después de exportarlos o no.

Finalmente te preguntará el nombre del archivo a exportar, que aca