Se afirma que en los últimos años se han vendido mas de 10 millones de cámaras y videocámaras digitales. Se produce y se reproduce, se copia y se pega. Ello conlleva, cuando menos a alguna pérdida de archivos y si hay suerte siempre se invierte mucho más tiempo de lo necesario en su recuperación. Consecuencias comunes de una mala organización son las fotografías perdidas, el uso de versiones peores de las imágenes o una inmensa cantidad de tiempo para encontrar una imagen que se adecue a una temática concreta a la hora de ilustrar un trabajo. Todo ello nos lleva a una tipo de programas indispensables para poner coto a esta situación: las aplicaciones para la gestión documental digital.

Estas soluciones son Especialmente interesantes para departamentos de márketing, agencias de publicidad, editoriales, instituciones educativas, estudios de diseño, departamentos de documentación, bibliotecas, museos, hospitales, constructoras, empresas de ingeniería, y en general cualquier usuario o grupo que trabaje con archivos digitales cuya organización y recuperación sea crítica. La gestión de archivos puede ser el comienzo del final del caos casi seguro, o cuando menos, una sustancial mejoría del estado de desorden.

Los programas que se analizan en este artículo están situados en un rango intermedio dentro de la escala del mercado, pueden manejar archivos de contenido variado/multimedia (texto, html, maquetación, sonido, vídeo, presentaciones, PDF, tipografía, etc) y pueden trabajar con decenas y cientos de miles de archivos simultáneamente. De ellas se analizarán las características principales en las fases clave del proceso de organización con las imágenes y también encontrará una tabla de características que le permitirá realizar una valoración más crítica y precisa atendiendo a las diferencias más importantes sobre los exámenes realizados.

Catalogación

Un sistema de gestión documental digital es una herramienta (o un conjunto de programas) para el almacenamiento y recuperación veloz y eficiente de archivos digitales, que permite insertar metadatos. Los metadatos pueden ser descriptivos, mediante palabras clave o categorías; técnicos, como el tipo de archivo o tamaño; o legales, como los derechos y créditos de publicación. Asignando metadatos a un registro que será representado por una miniatura dentro de un catálogo permitirá localizarlo por su descripción, lo que significa que no hay que conocer el nombre del archivo o dónde se encuentra almacenado.

Antes de usar las aplicaciones para la gestión de la colección de imágenes hay que catalogarlas, o sea, recopilarlas en una especie de base de datos para su gestión, de manera que cada aplicación pueda encontrarlas, previsualizarlas y controlarlas. La creación de un catálogo sirve para añadir archivos de una o múltiples veces, donde se guardan unas pequeñas miniaturas o iconos de los archivos, así como una información acerca del archivo y otras anotaciones (por ejemplo, su localización en el disco del cual proviene y hasta se puede incluir una anotación de voz). Los archivos originales son necesarios para poder mostrarlos en la vista ampliada y en las proyecciones. Se pueden abrir y buscar en catálogos incluso si los archivos originales no están disponibles; por ejemplo, archivos de un CD-ROM que no está montado.

Durante la importación, las aplicaciones no mueven o modifican los archivos originales, tampoco incrustan los archivos originales en el catálogo, por lo tanto, los archivos borrados no pueden recuperarse usando los catálogos.

Los archivos se añaden (salvo en FotoStation) también mediante arrastrar y soltar. Las opciones de Importación controlan qué tipo de archivos se incluirán en un catálogo y lo rápido que se catalogarán. Se permite limitar el campo de los archivos importados basándose en criterios relacionados con los archivos como por ejemplo nombre, tamaño, fecha de creación o modificación, el contenido, el formato, etc. Además hay estrategias para ajustar el tiempo de importación en iView como ignorar las miniaturas existentes de baja calidad provenientes de aplicaciones como Photoshop o de las cámaras digitales, o la compresión de la propias miniaturas lo que es muy adecuado para catálogos de más de 1.000 registros.

Tanto en Cumulus, como iView se puede catalogar archivos mediante un URL. El proceso consiste en teclear la dirección de Internet y el programa hace el resto.

Pero para que esto sea viable hay que invertir primero algo de tiempo en crear la ficha de cada registro en el catálogo: datos IPTC, EXIF, y otros campos personales si el programa lo permite.

Para la búsqueda de la información específica de cada tipo de archivo hay que remitirse a los metadatos. Estos son buenos, pero mejor son los metadatos estándar debido a que permiten en un futuro la exportación y migración a otras bases de datos multimedia. Poner atención a este detalle es muy importante si se prevé cierta prolongación y crecimiento de la base de datos en un futuro. Los metadatos tienen dos aspectos que pueden ser normalizados: primero los nombres de los campos y segundo el vocabulario. Por ejemplo, si se importa un JPEG, el programa escaneará la imagen en busca de comentarios JFIF, Adobe Image Resource Block, perfiles ColorSync, anotaciones IPTC (estándar para el intercambio de datos de noticias), EXIF (datos de cámara digital) e incluso anotaciones personales y de voz.

La lista de formatos que aceptan estas aplicaciones es muy amplia, excepto en FotoStation que sólo trabaja con imágenes, y alcanza más allá del centenar de formatos entre los que se encuentran los más típicos, los aparecidos últimamente (como SWF y JPEG 2000) así como los menos estandarizados y también los que han quedado en desuso.

Visualización

La Visualizacion de archivos en los Catálogos corresponde a una interfaz que muestra la información generalmente en tres vistas distintas: detalles o listado, miniaturas, y contenido individual. Según los programas existen diferentes alcances en cuanto a la personalización de dichas vistas. Las tres vistas ofrecen funciones que se asemejan al sistema de trabajo en el Finder: encontrar un ítem, renombrar, recolocar items, moverlos o duplicarlos de un catálogo a otro, moverlos al Finder o a una nueva carpeta, esto moverá el archivo desde su localización original hasta el Finder, mover ítems a otra aplicación que soporte arrastrar y soltar como Adobe Photoshop o Macromedia Flash (XPress debe tener la extensión gratuita “QX Drag & drop” para que sea aplicable esta propiedad) y hasta crear un alias arrastrando pulsando las teclas Opción + Comando. Por ejemplo en la vista listado, la más pequeña y detallada, como cualquier ventana del sistema operativo, se pueden ordenar los campos al hacer clic en la cabecera de cada campo. Y en la vista Miniaturas, manteniendo la analogía de la ventana en el escritorio, se puede mover los archivos de manera libre.

Para ver la información o anotaciones, comentarios, palabras clave o categorías editables de un ítem seleccionado, debe abrir el Panel de Datos de cada aplicación o elegir información del Item o archivo.

La serie de campos predefinidos para escribir anotaciones en sus archivos varía de unos programas a otros. Estos grupos (tambi