Cuando Microsoft Office lanzó por primera vez versiones de sus aplicaciones, como Microsoft Word, para dispositivos macOS e iOS, estas aplicaciones eran bastante limitadas.

La versión para iPad solo ofrecía herramientas de edición a las suscriptoras de Office 365, mientras que la versión para iPhone solo ofrecía herramientas de lectura.

Sin embargo, hoy en día los usuarios de iDevice pueden acceder y editar documentos de Word, Excel y PowerPoint en sus teléfonos y tablets sin necesidad de tener Office 365.

Sigue leyendo para obtener más información sobre cómo obtener Microsoft Word gratis y otras aplicaciones de Office en tu iPhone y iPad de forma gratuita y cómo aprovechar al máximo sus funciones.

Cómo descargar Microsoft Word gratis

Las aplicaciones de Microsoft Office (Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Outlook) se pueden descargar gratis desde el App Store en cualquier iPhone o iPad que ejecute iOS 10 o posterior.

Cuando busques las aplicaciones de Microsoft, asegúrate de que descargas las versiones en las que se señala a Microsoft Corporation como desarrollador.

Puedes editar y ver documentos y hojas de cálculo en estas aplicaciones de forma gratuita, aunque ten en cuenta que sí que necesitarás un ID de Microsoft.

Después de descargar la aplicación, aparecerá una pantalla en la que se te pedirá que inicies sesión en Office 365. Si no tienes una cuenta de Office 365, puedes crear un ID de Microsoft y utilizarlo.

El formulario no es demasiado complicado, Microsoft te solicitará una fecha de nacimiento y un número de teléfono. No te preocupe, al llevar a cabo este proceso no estarás suscrito a Office 365 y puedes optar por no recibir material de marketing.

Necesitarás registrarse para obtener una cuenta si deseas poder editar documentos. Si lo único que deseas hacer es leer los documentos, solo tienes que tocar sobre ‘Iniciar sesión más tarde’ y luego ‘Ver gratis’.

¿Debo suscribirme a Office 365?

La suscripción anual a Office 365 comienza en 69 € al mes en España (o 7 € al mes).

Si te registras, obtendrás algunas funciones adicionales en las aplicaciones iOS, como el seguimiento avanzado de cambios, la eliminación de los límites de las formas en que puedes usar estilos de párrafo y herramientas avanzadas de formato de gráficos, tablas e imágenes.

Si estás planeando usar OneDrive para documentos comerciales, se te pedirá que adquieras una cuenta de Office 365. Los usuarios también pueden abrir documentos existentes almacenados en su OneDrive o en cualquier otra ubicación de SharePoint.

Dependiendo de la suscripción, es posible que también obtengas las aplicaciones de Office para tu Mac. Vienen incluidos 60 minutos de llamadas gratis de Skype cada mes, y capacidad de almacenamiento en la nube de OneDrive para cada uno de hasta cinco usuarios.

Dado que se trata de una suscripción anual o mensual, es posible que en los próximos años termines pagando más de lo que pagarías si estuvieras utilizando una versión antigua de Office para Mac.

Puedes consultar las distintas tarifas de suscripción a Office 365 haciendo clic en este enlace.

Opciones de sincronización para Microsoft Office

Office para iOS se integra con la cuenta OneDrive (anteriormente conocida como SkyDrive) de un usuario, de modo que podrás crear un documento en Office y luego revisarlo en tu iPad mientras viajas o estás en otro lugar.

El documento mantendrá su formato incluso si la versión móvil no tiene compatibilidad para esa característica en particular.

Los documentos que hayas guardado en OneDrive deberán descargarse previamente en tu iPad antes de que puedas trabajar en ellos. Se sincronizan dinámicamente con Microsoft Cloud a intervalos.

Puedes crear y guardar documentos en tu iPad sin tener que guardarlos en OneDrive, lo cual es muy útil si no tienes conexión a Internet. Sin embargo, no es posible mover documentos de OneDrive a tu iPad si quieres trabajar sin conexión.

Puedes colaborar en documentos, editándolos al mismo tiempo que tus compañeros o compañeras de trabajo (necesitas tocar un botón para compartir en la parte superior izquierda de la barra de herramientas para invitar a otros a acceder al documento).

Ten en cuenta que no se actualiza en tiempo real, por lo que puedes actualizar y encontrar que un párrafo en el que estabas trabajando se ha movido.

Apple tiene su propia suite de oficina, llamada iWork. iWork está disponible de forma gratuita con la compra de un Apple iPad o iPhone, y también es una actualización gratuita de la versión anterior de iWork si los tienes.

Microsoft Word gratis para iPad y iPhone

Con Word para iOS obtendrás una muy útil herramienta de creación y edición de documentos de texto. Al igual que con otras aplicaciones de iOS Office, podrás editar documentos en la aplicación independientemente de si tienes una cuenta de Office 365 de pago. (Anteriormente, sin una suscripción a Office 365, tenías acceso de solo lectura a los documentos).

Si lo único que deseas es obtener un formato de texto estándar, incluyendo la selección y el cambio del formato de párrafo de un documento o la adición y realización de cambios básicos en las tablas, la versión gratis de Microsoft Word para Mac será suficiente para ti.

El uso de Word para iOS en el iPhone dependerá también de las limitaciones del tamaño de la pantalla, pero Microsoft ha realizado algunos ajustes en la interfaz para facilitar su uso en el iPhone para maximizar el espacio de la pantalla mientras editas el texto.

También hay un botón que redimensiona el texto, borra los elementos innecesarios del documento y hace flotar las herramientas sobre el texto. Esto te permite centrarte en el texto que estás editando.

No obstante, puede que esta versión gratis de Microsoft Word te parezca algo limitada. Si decides suscribirte a Office 365 acabarás obteniendo muchas más herramientas: cambios de orientación de página, adiciones o reducciones de columnas y secciones de página, Word Art, colores de texto personalizados, adición de comentarios u otras opciones de edición de imágenes, edición avanzada de tablas y gráficos, y seguimiento de cambios.

Ten en cuenta que el seguimiento de cambios ya está activado para un documento, cualquier cambio que realices será seguido, incluso si no tienes todas las características de una cuenta de suscripción - simplemente no puedes aceptar o rechazar los cambios.

Microsoft ha añadido la integración con Dropbox, lo que significa que puedes añadir tu cuenta de Dropbox a Word y abrir cualquier documento de Word que tengas almacenado allí. También tiene la opción de editar simultáneamente documentos con otros, con archivos almacenados en OneDrive o en su Dropbox que pueden ser abiertos y editados al mismo tiempo.

Excel gratis para iPad y iPhone

Excel para iOS se puede utilizar para crear hojas de cálculo, siempre y cuando te registres para obtener un ID de Microsoft. Una vez que hayas iniciado sesión en tu cuenta, tendrás casi todas las funciones que tienen los suscriptores de Office 365. Crear, modificar, guardar e imprimir: todo funcionó bien en la versión gratuita.

Entre las funciones que solo pueden utilizar los usuarios de Office 365 se incluyen: la personalización de estilos y diseños de tablas pivotantes (de todos modos, no se pueden crear tablas pivotantes en Excel para iOS); la adición de colores personalizados a las formas; la inserción y edición de WordArt; la adición de sombras y estilos de reflexión a las imágenes; y la adición o modificación de elementos de gráficos.

No hay diferencia entre la aplicación para iPad y la aplicación iPhone, pero tenemos que admitir que usar Excel en el iPad es una experiencia más cómoda debido a la pantalla más grande.

La pantalla del iPhone es demasiado pequeña, excepto para las funciones más básicas de edición. Lo usaríamos en caso de emergencia, pero si estuviéramos elaborando un documento o haciendo ediciones importantes, preferimos usar el iPad.

Además de crear y editar hojas de cálculo, también puedes imprimirlas. Esta característica funciona bien y fue introducida antes de la actualización de noviembre.

Todavía hay algunas cosas que no puedes hacer en Excel para iOS, puedes ver y borrar comentarios pero no crearlos o editarlos; no puedes nombrar celdas o rangos, crear reglas de formato condicionales, o ingresar fórmulas de arreglos.

Tampoco puedes insertar imágenes de OneDrive (o Dropbox), sólo desde las fotos del dispositivo iOS. Y Excel es una aplicación para centrarse en una sola página, lo que significa que si estás trabajando con dos o más hojas de cálculo, tendrás que cerrar completamente una para abrir la otra.

Power Point gratis para iPad y iPhone

Al igual que Word y Excel para iOS, PowerPoint ya no requiere una suscripción de pago para poder editar presentaciones.

Hay algunas otras mejoras respecto a la versión gratis anterior: puedes agregar y editar animaciones; puedes recortar imágenes; el audio y el vídeo ahora se reproducen correctamente; y puedes agregar vídeo (aunque no audio independiente) desde tu dispositivo iOS.

Si tienes una suscripción a Office 365, tendrás acceso a funciones especiales, como la ‘Vista del presentador’, la adición de colores personalizados a las formas, la adición y edición de WordArt, la aplicación de reflejos y sombras a los gráficos, la adición y edición de elementos de los gráficos y el ajuste del sombreado de las celdas, filas y columnas de la tabla.

No es compatible con la versión de escritorio de PowerPoint. Tiene un control limitado sobre las transiciones; y no puedes crear nuevos temas, añadir SmartArt, o ver tus diapositivas en la vista ‘Esquema’.

En un iPad, puedes ver los comentarios añadidos en un Mac o PC, pero no editarlos ni añadir nuevos comentarios; los comentarios están totalmente ausentes en el iPhone.