Estamos seguros de que en alguna ocasión te habrás visto en la necesidad de editar un documento PDF, ya sea para añadir información, editarlo, incorporar tu firma digital, o simplemente corregir algún contenido. 

El PDF se ha convertido en un formato universal para documentos y funciona en todas las plataformas, ya sea Windows, macOS, Linux, Android o iOS, viéndose de igual forma en cualquier modalidad de sistema operativo. 

En ocasiones, si no dispones de un programa como el que te proponemos aquí, es posible que tengas que imprimir el documento PDF para poder rellenarlo manualmente a bolígrafo, escanearlo de nuevo para digitalizarlo, y finalmente poder enviarlo de nuevo por correo. Todo un calvario. 

Afortunadamente, para hacernos la vida más fácil, existen programas compatibles que permiten tratar los documentos PDF ayudado por un ordenador o dispositivo. En definitiva, editarlos y manipularlos para modificar, añadir o incluso convertirlo a otro formato. 

Las últimas versiones de macOS ya integran funciones que facilitan este proceso. Dependiendo de la versión de macOS utilizada, las herramientas de edición de PDF están integradas en Vista rápida (vista previa de un documento al presionar la barra espaciadora). 

También puedes abrir el PDF en la aplicación de Vista previa y acceder a herramientas para agregar texto al PDF, así como resaltar, subrayar y tachar texto, rotar páginas, agregar y eliminar páginas, agregar flechas y otras formas, así como añadir comentarios a los PDF. 

Pero si lo que quieres es poder tener algo más de flexibilidad a la hora de editar un PDF, incluido el cambio del texto y fuente, hay toda una serie de aplicaciones dedicadas que pueden hacer que tu experiencia editando un PDF sea de mayor nivel. 

A continuación, te mostramos cómo editar archivos PDF en tu Mac de forma gratuita. 

Cómo editar un PDF usando QuickLook

Cuando Apple actualizó macOS a Mojave en el año 2018, agregó la capacidad de editar archivos PDF con Quick Look. 

Se trata de una herramienta que permite abrir una vista previa de cualquier cosa en el Mac sin necesidad de abrir el software asociado al archivo. Puedes obtener una vista previa de cualquier documento ubicándolo en el ‘Finder’. Haz clic sobre el archivo y pulsa la barra espaciadora. 

Aquí explicamos cómo usar las herramientas de edición en ‘Vista rápida’ para manejar un PDF en un Mac: 

  1. Localiza el PDF que deseas editar
  2. Seleccionalo y presiona la barra espaciadora
  3. Cuando presiones la barra, aparecerá una vista previa del archivo en pantalla
  4. En la esquina superior derecha de la vista previa, pulsa sobre el icono que parece un lápiz. 
  5. Ahora verás las herramientas de edición activas, entre las que se incluyen una de dibujo, formas y otra de posición, con funciones asociadas al manejo de texto. 
  6. Cuando hagas clic en la herramienta de texto, aparecerá dentro un cuadro con la palabra Texto. Puedes moverlo a la posición en pantalla y escribir lo que quieras agregar al PDF. Podrás  también moverlo si haces clic dentro del cuadro.
  7. El texto será rojo de forma predeterminada: para cambiar la apariencia, selecciona el cuadro desplegable junto a la A y elige el color, la fuente y el tamaño del texto. 
  8. Algunos formularios están diseñados para que sea más fácil completarlos y es posible que los cuadros de texto aparezcan automáticamente donde necesita escribir. 
  9. Una vez que hayas terminado, haz clic en ‘Listo’ para guardar los cambios.
  10. Ahora estarás listo para compartir el PDF con quien desees.

Cómo agregar una firma usando ‘Vista rápida’

Igual te sorprende pero debes saber que puedes agregar tu firma digital desde este modo de ‘Vista rápida’. Para hacerlo, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en el icono Firma del menú. 
  2. Elige crear firma entre las opciones. 
  3. Utiliza tu panel táctil para agregar la firma o firma con tu nombre enuna hoja de papel y captúrala ayudado por la cámara del equipo. Obtendrás mejor resultado si utilizas un lápiz negro. 
  4. Ahora solo tendrás que hacer clic en la firma para añadirla al documento.
  5. Arrástrame al lugar adecuado y modifica el tamaño a tu gusto.

Cómo editar un PDF usando ‘Vista previa’

Si no has actualizado Mojave o Catalina, aún puedes editar archivos PDF en tu Mac de forma gratuita, utilizando la aplicación Vista previa que viene incluida con el sistema operativo Mac. 

  1. Si haces clic en el PDF, debería abrirse automáticamente en ‘Vista previa’, a menos que hayas instalado otro programa de visualización de PDF. En ese caso, haz clic con el botón derecho en el PDF y elige ‘Abrir con> Vista previa’. 
  2. Haz clic en el icono en forma de lápiz para abrir las funciones de marcado, en las que encontrarás una herramienta para la selección de texto, una herramienta de selección rectangular, herramientas de boceto y dibujo, formas, texto y estilos de texto. 
  3. Como verás, puedes usar diversas herramientas en ‘Vista previa’ para agregar texto, subrayar, resaltar, dibujar y más. A continuación, veremos cómo usar estas herramientas, pero para agregar texto a un PDF, el método es siempre el mismo. 

Cómo agregar texto a un PDF en un Mac

Una vez que tengas el documento PDF abierto en ‘Vista previa’ (o Vista rápida), intenta hacer clic en el espacio donde el PDF indica que debes ingresar algunos datos. Es posible que puedas escribir allí; a veces, los archivos PDF se configuran para indicar dónde debes ingresar el texto.

Si los cuadros de texto no están configurados correctamente, deberás crear un cuadro de texto como sigue: 

  1. Haz clic en el icono que se parece a una ‘T’ con un cuadro alrededor, o bien, selecciona en Vista previa ‘Herramientas> Anotar> Texto’. 
  2. Aparecerá un pequeño cuadro en el centro de la página con la palabra Texto dentro. Esto se puede mover arrastrándolo y soltandolo en cualquier lugar de la página. También puedes cambiar su tamaño para que se ajuste al diseño del PDF. 
  3. Si deseas cambiar la fuente, el tamaño o el color de tu texto, haz clic en el icono A inclinado en el extremo derecho de las opciones de la barra de herramientas. Esto abrirá la opción de formato estándar para que pueda alterar el texto y la justificación. 
  4. Si deseas mover cuadros de texto, haz clic en ellos y arrastralos. 

Cómo copiar texto de un PDF

Hay momentos en los que querrás copiar texto de un documento a otro, pero esto puede ser incómodo en archivos PDF. Sin embargo, la vista previa tiene una solución sencilla. El primer icono de la barra de herramientas con una ‘A’ mayúscula y una minúscula, habilita la opción. 

  1. Haz clic y busca las palabras que deseas guardar.
  2. Resalta y luego usa ‘Comando + C’, o haz clic derecho para que aparezca la opción de Copiar. 
  3. Ahora puedes pegar el texto en cualquier documento o en cualquier otro lugar del PDF (siempre que crees un cuadro de texto).

Agregar notas y comentarios a un PDF

Otra característica útil que se encuentra en la barra de herramientas de ‘Vista previa’ es Notas. Esto te permite seleccionar un área en el documento (texto que contiene errores, por ejemplo) y resaltarlo para alertar del error o dejar un mensaje.

  1. Para acceder a Notas, haz clic en el icono cuadrado con tres líneas dentro. Esto producirá un cuadro amarillo en el área que has resaltado.
  2. Escribe ahora cualquier anotación que quieras hacer y haz clic en otra parte del documento para que el cuadro se cierre y permanezca a modo de post-it.
  3. Si deseas modificarla o ampliarla, haz clic en ella y ésta se expandirá. 

Cómo reorganizar y agregar páginas a un PDF

Si el PDF que estás editando, resulta que tiene diversas páginas o deseas agregarle más, mediante Vista previa también puedes hacerlo. Así es cómo debes proceder:

  1. Comienza por hacer clic en el botón ‘Ver’ del menú (arriba de la herramienta Aa).
  2. Elige miniaturas para tener una visión general de todas las páginas del documento.
  3. Para agregar un nuevo PDF, puedes arrastrarlo desde el Finder a esta barra lateral.
  4. Para eliminar una página del PDF, haz clic en la miniatura de la página para seleccionarla y luego presione la tecla ‘Eliminar’. 
  5. Para reorganizar las páginas en el PDF, simplemente haz clic en la miniatura de una página y arrástrala para moverla hacia arriba o hacia abajo en la barra lateral. 

Cómo reducir el tamaño de un archivo PDF

Si estás intentando enviar un PDF por correo electrónico a alguien y el tamaño del archivo es un demasiado grande, puedes reducir el tamaño. 

  1. Para reducir el tamaño del PDF, haz clic en ‘Archivo> Guardar’ (o Comando + S).
  2. Haz clic en el menú desplegable y elige ‘Reducir tamaño de archivo’. 
  3. A continuación, pulsa en guardar.
  4. El documento resultante tendrá un tamaño mucho más pequeño. 

Agrega una firma a un PDF

Es posible que desees firmar el documento, y esto también se puede hacer en ‘Vista previa’. Tenemos un tutorial más detallado sobre los mejores editores de ficheros PDF con los que podrás llevar a cabo una edición más avanzada. 

  1. Pulsa en la barra de herramientas que parece un garabato y selecciona ‘Crear firma’.
  2. Aparecerá una ventana donde puedes usar tu trackpad como un bloc de notas virtual. Ya sea con el dedo o con un lápiz óptico, dibuja tu firma. 
  3. Si no lo haces bien la primera vez, haz clic en el botón ‘Borrar’ y repítelo. Una vez que estés satisfecho, haz clic en el botón ‘Listo’ y tu firma se guardará en ‘Vista previa’. 
  4. Para insertar la firma, haz clic en el icono de garabato una vez más, luego haz clic en la firma que has creado y aparecerá en el documento en un cuadro de texto.
  5. Ahora arrastra la firma al área apropiada, cambia su tamaño si es necesario, luego haga clic en cualquier otro lugar del documento la firma aparecerá reflejada. 

Aplicaciones de terceros

Como hemos visto a lo largo del artículo, las herramientas aportadas por ‘Vista previa’ de macOS son una excelente solución para realizar cambios rápidos en archivos PDF, pero si deseas llevar las cosas a un nivel más profesional, debes considerar un software dedicado. 

PDFelement para Mac, por ejemplo, fue creado específicamente para crear, editar y anotar en archivos PDF. Puedes redistribuir texto automáticamente y usar OCR para convertir documentos en papel o escaneos digitales en archivos PDF que serán editables

Además, existe la posibilidad de crear formularios interactivos a partir de documentos de Microsoft Word u otros editores de texto. Así pues, si creas archivos PDF con frecuencia, entonces merece la pena echar un vistazo a sus posibilidades. 

Hay una versión de prueba gratuita del software disponible para poder ver sus capacidades, y si cumple con tus requisitos, adquirir la versión profesional de PDFelement 6 for Mac, una seria alternativa a Adobe Acrobat DC a un precio de tan solo 59,95 €.